Kassensysteme Windows

Auch für Windows werden einige stationäre Kassensysteme und mobile Apps angeboten. Sich für eines zu entscheiden, hat einige Vor- und Nachteile. Denn ein PC, auf dem Windows läuft, ist in vielen Filialen bereits vorhanden, wodurch man sich nicht extra neue Hardware zulegen muss. Spricht überhaupt etwas gegen ein Windows Kassensystem?

Kassensysteme für Windows

Die Kassensysteme laufen quasi auf jedem Rechner und die Verwendung ist sehr einfach, da die Benutzeroberfläche den meisten bereits vertraut ist. Man braucht nicht lange, um sich an die Bedienung zu gewöhnen, da viele Punkte bereits aus anderen Anwendungen bekannt sind.

Anbieter

Verschiedene Unternehmen bieten Kassensysteme und auch mobile Apps für Windows an. Einer der bekanntesten und wichtigsten Anbieter ist GastroSoft. Der Hersteller stellt zwei Kassensysteme bereit: eines mit demselben Namen, das auf die Gastronomie ausgelegt ist, und eines, das sich auf den Einzelhandel fokussiert (PosSoft). Weitere Kassensysteme werden von gastronovi oder ready2order angeboten. Unter Umständen kann dafür eine bestimmte Hardware erforderlich sein.

GastroSoft

Mehr als 2.500 Kunden in Deutschland vertrauen auf GastroSoft. Der Anbieter stellt zwei Versionen eines praktischen und benutzerfreundlichen Kassensystems zur Verfügung, die sich für verschiedene Branchen eignen. Durch einige optionale Erweiterungen ist die Software preiswert, da man nur für das zahlt, was auch wirklich benötigt wird. Darüber hinaus erhält man von diesem Anbieter, wenn gewünscht, auch die passenden Hardware. Die gleichnamige Software ist darauf ausgelegt, Arbeitsprozesse in der Gastronomie zu beschleunigen und ihren Anwender bei täglichen Aufgaben zu unterstützen. Durch den reibungslosen Ablauf spart man Zeit und kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: ein erfolgreiches Geschäft und einen steigenden Umsatz. PosSoft greift einem stattdessen im Einzelhandel unter die Arme. Das Kassensystem ist eines der intuitivsten und pflegeleichtesten, weshalb die Bedienung sehr einfach ist und keine lange Einarbeitung notwendig ist.

Die Installation der Software ist sehr einfach. Man benötigt dafür lediglich einen PC, auf dem Windows läuft. Dazu gehören:

  • Windows XP
  • Vista
  • Windows 7, 8 und 10
  • und POSReady 2009 und POSReady 7

Natürlich werden auch Kassen, die mit der Anwendung kompatibel sind, angeboten. Das Kassensystem gibt es in verschiedenen Versionen, die sich im Umfang ihrer Funktionen unterscheiden. Außerdem ist es GoBD-konform und hält den Anforderungen des Finanzamtes stand. Die Anwendung auch ohne Internetanbindung betrieben werden, regelmäßige Updates sind natürlich trotzdem sinnvoll.

gastronovi

Auch gastronovi reduziert den Arbeitsumfang in der Gastronomie und Hotellerie drastisch. Damit werden nicht nur Ihre Gäste verwöhnt, auch Sie kommen in den Genuss eines reibungslosen Ablaufs, eines schnellen Services und eines steigenden Umsatzes. Das Kassensystem eignet sich für große Restaurant-Ketten, kleine Cafés, Bars und Clubs, Foodtrucks und auch Hotels.

ready2order

Die Software ist unabhängig und kann damit auch auf einem PC oder Windows-Phone verwendet werden. Das Kassensystem erfüllt die Anforderungen vieler Branchen und ist garantiert GoBD-konform. Außerdem verfügt es über eine intuitive Oberfläche, wodurch es einfach zu bedienen ist.

Vorteile

Es gibt viele Punkte, die dafür sprechen, sich für eine Kassensoftware auf der Basis von Windows zu entscheiden. Sie laufen quasi auf jedem Rechner, wodurch man sich keine neue Hardware zulegen muss. So kann man Extra-Kosten meiden. Auch überzeugen stationäre und mobile Kassensysteme mit vielen Funktionen und einem fairen Preis-Leistungsverhältnis. Sie sind einfach zu bedienen, da die Benutzeroberfläche jedem bekannt ist. Dadurch braucht man nicht lange, sich an die Anwendung zu gewöhnen – eine Schulung, die Kosten verursacht und wertvolle Arbeitszeit raubt, wird nicht benötigt. Außerdem sind die vorgestellten Kassensysteme garantiert GoBD-konform, wodurch sie die Buchhaltung ungemein erleichtern und man bestens für das Finanzamt gewappnet ist.

Features

Kassensysteme auf Windows-Basis sind für verschiedene Branchen geeignet und haben alle dasselbe Ziel: Den Arbeitsumfang zu reduzieren und das Geschäft zu optimieren. Dadurch, dass sie mit ihren Features einzelne Schritte beschleunigen, kann man in einer kürzeren Zeit mehr Aufgaben bewältigen – und der Umsatz steigt. Auch werden zahlreiche Statistiken, Berichte und Reports angeboten, die das Erfolgskonzept analysieren und helfen, dieses weiterhin zu verbessern. Die wichtigsten Funktionen, die Windows-Kassen erfüllen und je nach Version bereits enthalten sind oder durch Erweiterungen hinzugefügt werden können, und Merkmale sind:

  • Vertraute Benutzeroberfläche
  • Einfache, intuitive Bedienung
  • Übersichtliche Artikel und Warengruppen
  • Tischverwaltung in der Gastronomie mit grafischem Raumlayout
  • Lager- und Filialverwaltung
  • Verschiedene Zahlungsarten (EC- oder Kreditkarte, Bargeld, Gutscheine oder via PayPal uvm.)
  • Einstellbare Mitarbeiterrechte
  • Bondruck
  • Komfortable Auswertungsmöglichkeiten und interessante Statistiken
  • Tools zur Kundenbindung
  • Einfache Buchhaltung
  • GoBD-Konformität

Anwendung

Um die Kassensoftware verwenden zu können, benötigt man einen PC, der mit dem Betriebssystem von Microsoft arbeitet. Je nach Anwendung muss die Hardware bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Installation ist einfach – man sollte jedoch daran denken, dass die Lizenz der Kassensoftware an die verwendete Hardware gebunden ist. Übrigens braucht man nicht unbedingt eine stabile WLAN-Verbindung, um die Kasse zu verwenden. Das stellt Funktionsfähigkeit und eine reibungslose Anwendung sicher. Regelmäßige Updates sind natürlich trotzdem sinnvoll. Für eine optimale Nutzung benötigt man einen guten Prozessor, eine ordentliche Auflösung und etwas Arbeits- und Festplattenspeicher.

An die Anwendung gewöhnt man sich schnell, da alle Möglichkeiten sehr übersichtlich dargestellt werden. Man kann seine Filiale und das Lager verwalten, Kundenprofile anlegen und das Geschäft analysieren. In der Gastronomie hilft ein grafischer Raumplan, den Überblick über die Tische zu behalten. Falls man Fragen zur Anwendung oder den Funktionen hast, kann man sich jederzeit an den Support des Anbieters wenden, der im Normalfall kostenlos ist.

Schulung

Eine Schulung ist nicht gerade günstig und dauert oft mehrere Tage. Diesen Aufwand kann man sich sparen und in die Zeit in das Geschäft investieren – eine Schulung ist für die Verwendung der Kassen nicht notwendig. Das liegt daran, dass die Benutzeroberfläche von Windows jedem bekannt ist und Kassensysteme generell sehr übersichtlich gestaltet sind. Ein Pluspunkt liegt außerdem darin, dass am Point of Sale oft junge Menschen eingesetzt werden, die mit dem Smartphone aufgewachsen sind. Jobs als Kellner oder Verkäufer sind gerade bei Studenten beliebt. Für diese Generation ist die Bedienung ein Kinderspiel, auch wenn sie vorher nie ein Windows-Phone in der Hand gehalten haben. Da die Programme so übersichtlich sind, erklärt sich die Verwendung in den meisten Fällen von selbst. Falls es zu Beginn doch Schwierigkeiten gibt, lösen sich diese nach einer kurzen Zeit in Luft auf. Die anfängliche Reduktion der Arbeitsgeschwindigkeit wird schnell wieder reingeholt, sobald sich jeder Mitarbeiter an die neue Kasse gewöhnt hat. Die Devise lautet: „Learning by doing“.

Buchhaltung

Die vorgestellten Kassensysteme sind garantiert GoBD-konform und erfüllen die harten und teilweise gar nicht einfach zu durchschauenden Regelungen des Finanzamtes. Da die Datenträger alle Informationen und Geschäftsvorfälle, die für das Finanzamt für die Besteuerung von Bedeutung sind, erfassen und automatisch speichern, ist man damit auf der sicheren Seite. Ein Kassensystem vereinfacht die Buchhaltung also deutlich. Außerdem bieten die Hersteller für die jeweilige Software zahlreiche Schnittstellen an, die mit der Kasse verbunden werden können. Über die DATEV-Schnittstelle können die Daten an den Steuerberater exportiert werden, der den Rest übernimmt.

Bezahlung

Windows-Kassensysteme bieten ihren Gästen verschiedene Zahlungsarten an. Sie sind nicht an Bargeld gebunden und dadurch eher bereit, höhere Beträge auszugeben und spendabler. Die Bezahlung ist auch via EC- und Kreditkarte möglich, außerdem können Gutscheine verwendet werden. Darüber hinaus sind die Kassensysteme in der Lage, Fremdwährungen anzunehmen, und wissen immer über den derzeitigen Wechselkurs Bescheid, der auf dem Kassenbon vermerkt werden muss – das geschieht natürlich vollkommen automatisch. Die Systeme können ganz einfach an Kassenladen, Barcodescanner und Bondrucker angebunden werden.

Kundenbindung

Umfangreiche CRM-Tools sind für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich und werden deshalb auch von Kassensystemen auf Windows-Basis angeboten. Die CRM-Tools der Programme sorgen dafür, dass aus Neukunden wertvolle Bestandskunden werden. Diese machen Werbung für das Unternehmen, wenn sie von seinem Konzept überzeugt sind – und das sind sie, sonst wären es ja keine treuen, immer wiederkehrende Bestandskunden. Wie gewinne ich Kunden und sorge ich am besten dafür, dass diese auch wiederkommen? Diese Aufgaben übernimmt ab jetzt die Kasse. Umfangreiche Statistiken und Reports helfen dabei, das Geschäft zu analysieren, sodass Aktionen auf das Verhalten der Kunden abgestimmt werden können. Das clevere Kassensystem weiß, zu welcher Zeit die meisten Besucher kommen, wann diese am kauffreudigsten sind und welche Rabatte sich lohnen.

Für einige Unternehmen und gerade für Dienstleister ist es interessant, Kundenprofile anzulegen und diese mit Informationen zu füttern. Man freut sich, wenn der Salon weiß, welcher der Lieblingsfriseur ist und dieser einem automatisch zugeteilt wird. Auch Treueprogramme lohnen sich und werden von den Kassen unterstützt. Der Kunde kommt in den meisten Fällen weitere 9-mal wieder, wenn das zehnte Brot gratis ist.

Weitere Features

Kassensysteme erleichtern das Controlling und erfüllen viele Funktionen, die dabei helfen, das Geschäft zu perfektionieren und den Umsatz zu steigern. Dafür stehen interessante Statistiken, Berichte und Reports zur Verfügung – sie zeigen, wie das Vorhaben angepasst werden muss, sodass Erfolg garantiert ist.

Da nicht jeder Mitarbeiter gleich alles wissen muss, kann man die Nutzer- und Zugriffsrechte festlegen. Dann hat nur das höchste Tier die Möglichkeit, alle exakten Kennzahlen einzusehen oder auf das Backoffice im Allgemeinen zuzugreifen.

Über die Software können auch Lager und Filiale verwaltet werden. Hier werden genau dem, der die Möglichkeit dazu haben soll, aktuelle Bestände angezeigt. Außerdem können Bestellungen aufgenommen und Lieferungen angezeigt werden lassen. So verliert man nie den Überblick.

Kompatibilität mit anderen Windows-Geräten

Man ist nicht dazu gezwungen, das Kassensystem auf einem PC oder einer stationären Touch-Kasse zu verwenden. Es ist ganz einfach, Smartphones oder Tablets in die Software mit einzubinden. So ist man unabhängig und Mitarbeiter machen mit den mobilen Bestelllösungen auch unterwegs eine gute Figur.

Fazit

Ein cleveres Kassensystem ist nicht nur an sich eine Bereicherung für ein jedes Unternehmen und ein Must-Have für ein erfolgreiches Geschäft, einige Vorteile sprechen auch dafür, sich für eines zu entscheiden, das auf Windows basiert. Das Preis-Leistungsverhältnis ist fair und die Möglichkeiten grenzenlos. Eine teure Hardware muss man sich nicht zulegen, da die Software quasi auf jedem Rechner läuft. Außerdem ist die Bedienung sehr einfach, da die Benutzeroberfläche vertraut ist – eine Schulung ist deshalb nicht nötig. Im Endeffekt kommt kein Unternehmen, das hoch hinaus will, um die Anschaffung eines Kassensystems herum, da diese clevere Lösung den Aufwand verringert, Zeit einspart und den Umsatz steigert.