Kassensystem für die Gastronomie

Ein Kassensystem für die Gastronomie steigert den Service, spart Arbeitswege und macht aus gestressten Kellnern entspannte und aufmerksame Mitarbeiter, die mit der Zeit gehen. So wird das Aufnehmen von Bestellungen zum Kinderspiel und man verliert dank eines übersichtlichen grafischen Layouts nie den Überblick über das Geschäft.

Anbieter

Für die Gastronomie werden nicht nur zahlreiche Kassensysteme angeboten, die meisten sind sogar ausschließlich auf diese Branche ausgelegt. Konzentriert man sich auf die innovativsten und am besten funktionierenden Versionen, stechen besonders Gastrofix und Orderbird für iOS-Geräte, aber auch GastroSoft für das Betriebssystem von Microsoft ins Auge.

Gastrofix

Gastrofix ist der unangefochtene Sieger, wenn es um die Unterstützung von gastronomischen Betrieben geht, und liefert ein sehr übersichtliches und zuverlässiges Kassensystem, das den Service mehr als nur vereinfacht. Die Hardware bilden High-End Geräte von Apple und auch die Software der iPad-Kasse überzeugt nicht weniger:

  • Professioneller und übersichtlicher, grafischer Raumplan, der die aktuelle Tischsituation übersichtlich wiedergibt
  • Einfache Bedienung auch ohne Schulung
  • Zahlreiche Schnittstellen
  • Schneller Service durch einfaches Bestellen
  • Möglichkeit des Kellners, Stornierungen durchzuführen, die Tische zu splitten oder zu übergeben
  • Fortlaufende Bestellnummer pro Jahr (GoBD-konform)
  • Frei einstellbare Abrechnungsarten mit Sofort- und Finanzsplitting
  • Restaurant-Manager mit zahlreichen Statistiken, Auswertungen und Berichten

GastroSoft

Auf jedes Produkt für Apple gibt es die passende Antwort für Windows-Geräte, die in diesem Fall GastroSoft lautet. Im Gegensatz zu Gastrofix konzentriert sich diese Software jedoch ausschließlich auf die Gastronomie, für den Einzelhandel gibt es ein separates Produkt. Auch GastroSoft ergänzt das Geschäft sehr gut: Es gibt verschiedene Versionen, von denen eine perfekt auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Prinzipiell steht die Software der von Gastrofix in Nichts nach, einzig und allein das Design ist etwas rustikaler angehaucht. Das alles macht GastroSoft möglich:

  • Zuverlässiger und klar ersichtlicher Tischplan
  • GoBD-Konformität
  • Einfaches Bestellen und schneller Service
  • Auch ohne Internetverbindung einsatzbereit
  • Lagerverwaltung
  • Komfortable Auswertungsmöglichkeiten
  • Zeitgesteuerte Preisfestlegung (Happy Hour, etc.)
  • Mehr Features mit GastroSoft Standard und Professionell, wie Tools zur Kundenbindung (Kundenkarten, Verwaltung und separater Werbemonitor), unbegrenzte Erweiterungsmöglichkeiten, automatischer Tagesabschluss

Orderbird

Das führende iPad-Kassensystem stammt von Orderbird. Die Software ist auf gastronomische Zwecke ausgelegt und greift sowohl Kellnern als auch Managern unter die Arme. Mit Orderbird gelingt es, Arbeitswege zu verkürzen, Zeit einzusparen und den Umsatz zu erhöhen.

  • Grafisches Raumlayout mit Tischplan
  • Schneller Service und Zeitersparnis
  • Einfache Bedienung, auch ohne Schulung
  • Einfache, drahtlose und schnelles Bestellen durch Funkbonieren
  • Geschäftszahlen im Überblick
  • 100% Finanzamt- und GoBD-Konformität & Möglichkeit des DATEV-Datenexports
  • Umsatzsteigerung
  • Angebot von Schnittstellen

Gastronomie Kassensystem Funktion

Es gibt zwar einige Anbieter, die ein für die Gastronomie geeignetes Kassensystem anbieten, jedoch gibt es nur wenige, die sich speziell darauf konzentrieren und perfekt auf den hektischen Alltag von Restaurants, Cafés und Bars abgestimmt sind. Zu den bekanntesten und zugleich bedeutendsten Anbietern zählen Gastrofix und Orderbird, die ihre Software für das iPad anbieten, und die Antwort von Microsoft namens GastroSoft, die ausschließlich unter Windows läuft.

Sie alle bieten ihre persönlichen Vor- und Nachteile. Wir erklären, was die Programme bieten, welche Aufgaben ein Kassensystem für die Gastronomie meistern sollte und welcher Anbieter in welcher Rubrik punktet.

Hardware und Software

Die Qualität der Hardware und Software steht klar im Vordergrund. Hierbei muss vor allem beachtet werden, welche Funktionen das Kassensystem – also die Software – erfüllt, ob es sich um ein leicht zu bedienendes als auch übersichtliches Programm handelt und wie gut es für gastronomische Zwecke geeignet ist. Sollte eine Hardware im Preis mit enthalten sein, entscheiden Ausstattung, Performance und Verarbeitung über die Eignung des Gerätes.

Kosten

Eine ausgezeichnete Hard- und Software ist für große Unternehmen unerlässlich. Kleine Cafés und Bars sind jedoch nicht auf ein derart ausgereiftes System angewiesen – hier reicht oft eine günstigere Variante aus. Deshalb sind besonders die Kosten, die auf den Nutzer zukommen, die Möglichkeiten der Finanzierung und das Preis-Leistungsverhältnis interessant. Und die Preise für Hardware und Programm klaffen weit auseinander: Die Kosten für die Software beginnen bei 39 € und übersteigen die hundert Euro monatlich bei teuren Versionen, die einmaligen Anschaffungskosten für das Gerät liegen zwischen etwa 300€ und mehreren tausend Euro.

Funkbonieren: Bestellungen einfach aufnehmen und schnell weitergeben

Das sogenannte Funkbonieren beschleunigt den Service ungemein: Sobald der Kellner die Bestellung aufgenommen hat, wird diese drahtlos an die Küche gesendet. Dadurch entfallen Arbeitswege, Kellner können ihre ganze Aufmerksamkeit den Kunden widmen, sich nach dem Wohl der Gäste erkundigen und im besten Falle bereits eine neue Bestellung aufnehmen. Im Endeffekt freut sich nicht nur der Gast über den schnellen Service, sondern auch der Mitarbeiter über die moderne Technologie und die befreite, strukturierte Arbeit. Als Chef profitieren Sie von einer Umsatzsteigerung.

Kundenbindung

Gerade für Gastronomen und Dienstleister ist es wichtig, Kunden mit einem Kassensystem an sich binden zu können. Davon profitiert jedoch nicht nur das Unternehmen, auch die Gäste freuen sich über einen exzellenten Service und tolle Aktionen. Ein gutes Programm bietet dem Nutzer die Möglichkeit, Kundenprofile anzulegen und sich so wichtige Informationen und interessante Details über Kunden zu speichern. Außerdem können persönliche Gutscheine sowie Rabattcodes erstellt und Treueprogramme durchgeführt werden – damit die Kundschaft gerne wieder kommt. Das lohnt sich besonders für kleine Bars und Cafés, Bäckereien und Dienstleister wie Friseure, Kosmetik- und weitere Studios. So können Sie sichergehen, dass wertvolle Bestandskunden erhalten und schnell Neukunden gewonnen werden.

DATEV Schnittstelle

Viele Anbieter von Kassensystemen für die Gastronomie binden eine DATEV Schnittstelle in ihre Software ein. Damit bieten sie ihren Kunden eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung der Daten. Im Klartext heißt das, dass Anbieter ihren Kunden, die sich für eine Software mit DATEV Schnittstelle entscheiden, zusätzliche Sicherheit geben. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, die Daten aus der Kasse bei DATEV zu archivieren und an Ihren Steuerberater zu exportieren.

GoBD-Konformität

Damit alles mit rechten Dingen zugeht, hat das Finanzamt klare Linien aufgestellt, was die Buchführung angeht: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos aufgezeichnet werden und für das Finanzamt klar ersichtlich sein. Ein gutes Kassensystem erledigt diese Aufgabe von alleine und zeichnet alle wesentlichen Daten auf – dazu gehören sämtliche Umsätze (Einnahmen, Ausgaben bzw. Einkäufe und Lieferungen, Retouren, Stornos) und weitere Vorfälle. Das Finanzamt ist streng – deshalb ist es wichtig, dass ein Kassensystem GoBD-konform ist und den Anforderungen gerecht wird. Hier ist es von Vorteil, wenn das Kassensystem für die Gastronomie über eine DATEV Schnittstelle verfügt, welche sämtliche benötigten Daten direkt an den Steuerberater weiterleitet.

Filialverwaltung

Die meisten Softwares bieten die Möglichkeit der Filialverwaltung. In Hinblick auf ein Kassensystem für die Gastronomie wird diese Funktion auch als Restaurant-Manager bezeichnet. Über das Programm können nicht nur Lager und Bestände verwaltet, sondern auch wertvolle Statistiken und Berichte eingesehen werden, die der Analyse des Erfolges dienen.

Datensicherheit

Eine Datensicherung ist nicht nur für Sie selbst, sondern auch für das Finanzamt von großem Interesse, da sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden und klar ersichtlich sein müssen. Die Datensicherung findet entweder lokal auf dem Kassensystem, auf externen Geräten (via USB-Stick) oder online (in der Cloud) statt. Eine Datenspeicherung, die nur online stattfindet, bringt den Vorteil mit, dass im Falle eines Diebstahls kein allzu großer Schaden entsteht – im Falle eines Netzwerkausfalls ist das System jedoch erstmal lahmgelegt. Häufig werden die Daten SSL-verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert.

Kassensysteme kostenlos

Kostenlose Kassensysteme für die Gastronomie gibt es zwar, diese funktionieren jedoch eher schlecht als recht. Von Orderbird gibt es zum Beispiel eine kostenlose Free Version, alle wesentlichen und wirklich praktischen Features kommen aber erst in der Version hinzu, die 49 € im Monat pro Gerät kostet. Auch die Kasse Speedy bietet eine kostenlose Variante an, dennoch gilt hier dasselbe wie für Orderbird, weshalb von kostenlosen Gastronomie-Kassen abzuraten ist. Diese Limitierung des Leistungsumfangs ist gerade für die besonderen Anforderungen im Bereich der Gastronomie und den hektischen Alltag nicht unbedingt von Vorteil. Kleine Cafés und Bars sollten stattdessen auf eine preiswerte App setzen, die die nötigsten Funktionen bietet. Große Restaurants tun gut daran, sich für eine gut funktionierende, übersichtliche und nützliche Software zu entscheiden (z.B. für Gastrofix) – durch den steigenden Umsatz haben sich diese Kosten schnell amortisiert.

Ein Anlass, aufzuatmen: Die meisten Hersteller bieten die Möglichkeit, ihr Kassensystem für die Gastronomie kostenlos zu testen.

Gastronomie Kassensysteme und das Finanzamt

Mit Kassensystemen, die durch eine „GoBD-Konformität“ gekennzeichnet sind, ist man auf der sicheren Seite. Diese Eigenschaft wird oftmals sehr großgeschrieben, weshalb sie bei jedem potenziellen Kassensystem für die Gastronomie direkt ins Auge springen dürfte. Seit 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden und für das Finanzamt vollkommen nachvollziehbar sein müssen. Mit den vorgestellten Gastronomie-Kassensystemen von Gastrofix, GastroSoft und Orderbird müssen Sie sich in Bezug auf die strengen Regelungen des Finanzamtes keine Sorgen mehr machen, da sie den hohen Anforderungen standhalten.

Fazit

Ein zuverlässiges Kassensystem nimmt einem gastronomischen Betrieb eine ganze Menge an Arbeit ab. Mit dem passenden Modell kann der Umsatz durch eine Verkürzung der Arbeitswege und eine deutliche Zeitersparnis nachweislich gesteigert werden, außerdem geben wertvolle Statistiken und Berichte einen Einblick in Ihr Erfolgskonzept und Ihre Umsätze. Durch eine klare Analyse der Daten wächst die Gastro-Kasse gemeinsam mit dem Unternehmen. Will man hoch hinaus, kann man sich für das Kassensystem Gastrofix entscheiden, das auf den High-End Geräten von Apple läuft. Als nicht weniger kluge Lösung erweisen sich Orderbird für iOS-Geräte und GastroSoft für Windows-Systeme, die in ihrer Funktion nicht weniger umfangreich sind, in Hinblick auf die liebevollen Details aber nicht ganz an das zuverlässige Gastrofix rankommen.