Kassensysteme für den Einzelhandel

Gewöhnliche Registrierkassen verschwinden im Einzelhandel derzeit von der Bildfläche. Das liegt daran, dass ein smartes Kassensystem einfach mehr kann – so sind ein schneller Service, glückliche Kunden und Erfolg garantiert. Als Chef haben Sie außerdem eine perfekte Übersicht und die Kontrolle über das Lager und Ihre Filialen.

Anbieter

Während der Markt für Gastronomie-Kassensysteme überschwemmt wird, gibt es nur wenige Lösungen, die wirklich gut für den Einzelhandel geeignet sind.

Gastrofix

Zwar lässt der Name bereits auf eine Spezialisierung auf die Gastronomie vermuten, dennoch erweisen sich die Kassensysteme von Gastrofix auch als ideale Lösungen für den Einzelhandel. Die iPad-Kasse eignet sich vor allem für kleine Geschäfte und Dienstleister wie Friseure oder Kosmetik-Studios als für große Supermärkte. Für diese ist eine stationäre Touch-Kasse besser geeignet. Die iPad-Kassen von Gastrofix nehmen keinen Platz weg, machen auch auf einem kleinen Tresen eine gute Figur und helfen, Produkte und Verkäufe zu verwalten. Darüber hinaus können Sie Kundenprofile anlegen oder ein Treueprogramm erstellen, um wertvolle Bestandskunden zu gewinnen. Das bietet das Kassensystem für den Einzelhandel:

  • Zuverlässige Hardware mit High-End Produkten von Apple
  • Benutzerfreundliches Backoffice
  • Automatisches Backup: Alle Daten werden jede Minute gesichert
  • Frei einstellbare Abrechnungsarten
  • Unbegrenzte Verbundfähigkeiten mit Synchronisation in Echtzeit
  • Praktische Funktionen wie Bestellen, Reservieren und Retouren
  • Auch offline nutzbar
  • Integriertes Modul zur Mitarbeiter-Zeiterfassung
  • Finanzamt- und GoBD-Konformität

GastroSoft

GastroSoft unterscheidet sich insofern von Gastrofix und anderen Herstellern, dass er nicht mit einem einzigen Kassensystem mehrere Bereiche abgreift, sondern verschiedene Softwares anbietet, die speziell für die jeweilige Branche entwickelt und auf diese abgestimmt wurden. PosSoft ist ein Kassensystem für den Einzelhandel, das alles bietet, was Sie in Ihrem Geschäft – also dem „Point of Sale“ (POS) – benötigen. Dabei ist die Software gleichermaßen für Drogerien und Supermärkte als auch Besitzer von Blumenläden oder Friseursalons geeignet. Das Kassensystem ist intuitiv und pflegeleicht und wächst dank vielseitigen Erweiterungen mit dem eigenen Geschäft und den individuellen Anforderungen. Das erwartet Sie mit PosSoft:

  • Unbegrenzte Artikel und Warengruppen
  • Einfache Anmeldung via Chip, Fingerdruck, PIN oder Kellnerschloss
  • 10 Upgrades, die PosSoft sinnvoll ergänzen
  • Auch ohne Internetverbindung einsetzbar
  • Einfache Bedienung
  • Übersichtliches Layout
  • Keine oder maximal kurze Einarbeitungszeit
  • Auswertungsmöglichkeiten
  • Lager- und Kundenverwaltung bei der Standard- und Pro-Version
  • Finanzamt- und GoBD-Konformität

Vectron

Auch Vectron ist ideal für den Einzelhandel geeignet. Prinzipiell profitiert von dem Kassensystem jeder, der auf irgendeine Weise in seinem Geschäft Produkte verkauft. Dabei muss es sich nicht um Supermärkte oder Boutiquen handeln, für Kiosk-Besitzer oder Friseure ist Vectron ebenso gut geeignet. Hier stechen vor allem die stationären Touch-Kassen (POS Touch 12 II und POS Touch 15 II), die in einem robusten und standfesten Gehäuse untergebracht sind. Die Kassensysteme von Vectron bieten ein übersichtliches Display, eine intuitive Bedienung und zahlreiche Funktionen, die Arbeitsabläufe im Einzelhandel beschleunigen. Im Wesentlichen zeichnen die Touch-Kassen folgende Merkmale aus:

  • Stabile, schnelle und einfach zu installierende Software
  • Minimales Ausfallrisiko
  • Auch geeignet für Mischbetriebe, die Netzwerke mit verschiedenen Kassenmodellen benötigen
  • Flexible und branchenübergreifende Funktionen
  • Intuitive Bedienung durch benutzerspezifische und gut durchdachte Layouts
  • Finanzwegunterstützung für EC-Cash, ELV usw.
  • Umfassendes Berichtswesen und anwenderoptimierte Journale
  • Arbeitszeiterfassung
  • Unterstützung von Peripherie-Geräten wie Kundendisplays, Scannern oder Kartenlesern
  • Umfangreiche Möglichkeiten für Backoffice-Anbindungen durch Schnittstellen für den Einzelhandel, die sich mit dem Kassensystem verbinden lassen
  • Verbinden mit anderen Vectron-Systemen möglich
  • Fernwartung und Fehlerdiagnose per Einwahl oder Netzwerk
  • Finanzamt- und GoBD-Konformität

Kassensystem Einzelhandel

Für den Einzelhandel ist es wichtig, dass das Kassensystem die Artikel und Warengruppen geordnet anzeigt und der Verkauf beschleunigt wird. Zwar sind wir der Meinung, dass Gastrofix den Titel als bestes Kassensystem verdient hat, im Einzelhandel würden wir jedoch eher zu der Software von GastroSoft (PosSoft) oder den stationären Touch-Kassen von Vectron raten. Diese sind speziell auf die besonderen Anforderungen des Handels ausgelegt und dienen primär dem einfachen Kassieren und einer unkomplizierten Lagerverwaltung. Es gibt jedoch noch weitere Kassensysteme, die für den Einzelhandel und speziell für kleine Geschäfte geeignet sind. Dazu zählen Pepperkorn, QUORiON oder Orderbird. Darüber hinaus sollte das Kassensystem Statistiken, Berichte und Reports anbieten, um eine Analyse des Kundenverhaltens und der Umsätze zu ermöglichen.

Einzelhandel Kassensystem Funktion

Schaut man sich die einzelnen Funktionen genauer an, stellt man fest, dass sich das Kassensystem für den Einzelhandel etwas von denen, die sich für die Gastronomie oder den Dienstleistungssektor eignen, unterscheidet. Die wesentliche Funktionsweise und die Anforderungen bleiben zwar dieselben, jedoch gibt es ein paar feine Unterschiede zu beachten.

Stationäre Kassensysteme

Während in der Gastronomie, der Hotellerie und für Dienstleister mobile Kassen das absolute Highlight darstellen, überzeugen im Einzelhandel stationäre Kassensysteme. Da in Bars und Cafés, Friseursalons, Kosmetik-Studios, aber auch in kleinen Boutiquen oftmals wenig Platz vorhanden ist, macht eine iPad-Kasse oder eine mobile Bestelllösung eine bessere Figur. Diese sind an der Kasse eines größeren Ladens jedoch völlig fehl am Platz, denn hier geht es etwas stressiger zu und die Gefahr, dass ein Kunde das iPad ausversehen runterschmeißt, ist weitaus höher. Deshalb wird im Einzelhandel ein stationäres Kassensystem benötigt, dass in einem robusten Gehäuse fest verankert ist.

Artikel und Warengruppen

Die Kassensoftware muss nicht nur bestens für den Einzelhandel geeignet sein, es soll sich ebenfalls an Ihre persönlichen Wünsche und das individuelle Konzept Ihres Geschäftes anpassen lassen. Hier ist es wichtig, dass dem Anwender besonders viele Freiheiten gelassen werden. Die Warengruppen sollten programmierbar sein, sodass sich die Artikel am Ende alle am richtigen Platz (und in der richtigen Gruppe) befinden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Preise im Falle eines Mangels oder eines Preisfehlers auch mal per Hand eingegeben werden können.

Erweiterungsmöglichkeiten

Barzahlungen liegen nicht mehr im Trend. Gerade junge Leute zücken lieber ihre Karte als kleinste Münzen aus der hintersten Ecke ihres Geldbeutels herauszukramen. Die manuelle Eingabe von Zahlbeträgen ist nicht mehr zeitgemäß und fehlerträchtig, weshalb es wichtig ist, dass ein Kassensystem für den Einzelhandel mit einem Kartenleser erweitert werden kann. Der zu zahlende Betrag, der von der Kasse ausgerechnet wurde, wird einfach an das Terminal übergeben, woraufhin das Kassensystem eine positive Rückmeldung bekommt. Auch ein Kassenbuch sollte als Add-on verfügbar sein, damit in den Kassen Ordnung herrscht. So werden alle Umsätze lückenlos und klar ersichtlich gespeichert, wodurch man den Überblick behält und die Kasse die Anforderungen des Finanzamtes mühelos bewältigt.

Lager- und Filialverwaltung

Das richtige Kassensystem macht die Lagerverwaltung einfach als je zuvor. So können die Bestände bequem am PC aufgefüllt werden. Man sieht Bestellungen, Lieferungen und Einkäufe und verliert nie den Überblick. Darüber hinaus bieten viele Kassensysteme für den Einzelhandel die Möglichkeit, eigenen Etiketten zu drucken.

Mit der Filialverwaltung eines Kassensystems kann man in der Regel eine unbegrenzte Anzahl an Filialen steuern. Besonders praktisch sind Filialreporte, die auch „Gastronomie“-Kassensysteme wie Gastrofix liefern. Dort kann man sich Bestellungen nach Artikel pro Filiale, die Umsätze pro Filiale oder den Umsatz nach Wochentag pro Filiale anzeigen lassen. So wissen Sie, welche Artikel bei Ihren Kunden ankommen, an welchen Wochentagen und zu welcher Uhrzeit besonders viel los ist und welche Filiale sich am meisten oder welche sich vielleicht etwas weniger oder nicht mehr lange lohnt, wovon wir natürlich nicht ausgehen wollen.

Als Chef ist es deshalb sinnvoll, auf ein Kassensystem zu vertrauen, das alle wichtigen Funktionen für den Einzelhandel und besonders die Lager- und Filialverwaltung beherrscht und wertvolle Statistiken liefert.

Kostenlose Kassensysteme

Von kostenlosen Kassensystemen ist dringend abzuraten. Auch wenn das Angebot meist verlockend klingt, wird man am Ende immer enttäuscht sein, da alle wesentlichen und vor allem nützlichen Funktionen fehlen. Sinnvoller ist es, sich in Bezug auf den Einzelhandel für ein stationäres und robustes Kassensystem zu entscheiden, mit dem Artikel und Einzelgruppen selbst definiert werden können. Das ist mit kostenlosen Kassensystemen allein deshalb nicht möglich, da die Hardware immer etwas kostet und verhältnismäßig unübersichtliche Smartphone-Apps mit wenig Möglichkeiten kostenlos angeboten werden. Darüber hinaus sollte es kluge Erweiterungsmöglichkeiten geben, da eine Kasse ohne Kartenleser oder andere Add-ons heute einfach nicht mehr zeitgemäß ist, und auch eine Lager- und Filialverwaltung ist (zumindest für große Unternehmen) Pflicht.

Man kommt leider nicht drum herum, anfangs etwas Geld in ein Kassensystem zu investieren. Das ist aber auch gar nicht schlimm, da sich die Kosten nach einer bestimmten Zeit amortisiert haben werden. Dies geschieht durch das einfache Kassieren, den schnellen Service, die praktische Lager- und Filialverwaltung und nicht zuletzt durch die Statistiken, Berichte und Verkaufszahlen, die ein Kassensystem liefert. So weiß man immer genau, welche Artikel weggehen wie nichts oder welche Aktionen gut bei den Kunden ankommen.

Sollten Sie sich nicht entscheiden können, bleibt noch immer die Option, das Kassensystem in der Filiale am PC kostenlos zu testen. So gewinnt man einen guten Überblick über die angebotenen Funktionen und Möglichkeiten.

Einzelhandel Kassensysteme und das Finanzamt

Seit dem Jahr 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die besagt, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden müssen. Außerdem müssen sie für das Finanzamt klar ersichtlich sein und sogar bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Hier stellt ein GoBD-konformes Kassensystem die einzig wahre Lösung dar, da unzählige Ordner nur für Chaos sorgen und veränderbare Dokumente (z.B. via Excel erstellte Dokumente) nicht mehr zugelassen sind.

Fazit

Auch im Einzelhandel kann das richtige Kassensystem einiges an Arbeit abnehmen. Es dient zur Lager- und Filialverwaltung, liefert interessante Statistiken und wichtige Kennzahlen, beschleunigt das Kassieren und den Service im Allgemeinen und lässt Artikel und Warengruppen klar definieren und einfach verwalten. Mit einem GoBD-konformen Kassensystem muss man sich außerdem keine Sorgen um die strengen Regelungen des Finanzamtes machen, die auch für diese Branche gelten. Für den Einzelhandel empfehlen sich die speziell dafür vorgesehene Software von GastroSoft namens PosSoft, stationäre Touch-Kassen von Vectron oder auch Gastrofix.