Kassensysteme für das Hotel

Ein Hotelbesitzer muss vieles unter einen Hut bringen. Im Restaurant wird mit Speisen und Getränken für das Wohl der Gäste gesorgt, das gesamte Geschäft muss stets im Blick behalten und auch die Kundenbindung darf nicht vernachlässigt werden. Als wären die hohen Anforderungen nicht genug, kommen aufgrund des hektischen Alltags auch noch angestrengte und nicht selten überforderte Mitarbeiter dazu. Das richtige Kassensystem sorgt dafür, dass im Hotel alles glatt läuft und zaubert dem Personal wieder ein Lächeln ins Gesicht. Durch eine einfache Bedienung, schnellen Service sowie eine freie Wahl der Gänge und wichtige Informationen auf einen Blick wird der Umsatz des Hotels mit einem zuverlässigen Kassensystem gesteigert.

Anbieter

Für Hotels sind die Kassensysteme der namenhaften Hersteller Gastrofix (für iOS-Geräte) und GastroSoft (auf den Systemen von Windows) bestens geeignet. Es gibt zwar weitere Unternehmen, die speziell darauf verweisen, dass ihre Software ebenfalls für Hotels geeignet ist, dennoch ist es ratsam, sich für die genannten Kassensysteme zu entscheiden. Das liegt besonders daran, dass hier eine Vielzahl an Schnittstellen geboten wird, die aus dem Kassensystem eine clevere Komplettlösung für das Hotel macht.

Gastrofix

Das Gastrofix-Kassensystem sorgt für den optimierten Ablauf im eigenen Hotel, sodass man seinen Gästen den besten Aufenthalt und den schnellsten Service bieten kann. Nicht umsonst verlassen sich zahlreiche renommierte Hotels und Hotelketten auf die iPad-Kasse von Gastrofix. Natürlich unterstützt die Software alle wichtigen Funktionen, die in der Gastronomie von Bedeutung sind. Dazu gehört ein grafisches Layout, das einen Überblick über den Raum und die aktuelle Belegung der Tische gibt, das unkomplizierte und schnelle Aufnehmen von Bestellungen und eine intuitive Bedienung, sodass keine Mehrkosten durch mehrtägige Schulungen anfallen. Für ein Hotel ist es außerdem besonders wichtig, dass die Gäste alle Beträge auch ganz einfach auf ihr Zimmer buchen können. Darüber hinaus ermöglicht die PMS-Integration eine einfache Datenübergabe der Kassenlösung an alle gängigen Systemen, dazu gehören Oracle oder ibelsa.

Diese Vorteile bietet Gastrofix weiterhin:

  • Automatisches Backup: Alle Daten werden jede Minute gesichert
  • Finanzamt- und GoBD-Konformität
  • Frei einstellbare Abrechnungsarten
  • Automatischer Tagesabschluss
  • Integriertes Modul zur Mitarbeiter-Zeiterfassung
  • Unbegrenzte Verbundfähigkeiten mit Synchronisation in Echtzeit

GastroSoft

Auch GastroSoft, das Kassensystem für Windows-Systeme und alle Smartphones, die Android unterstützen, ist ein gern gesehener Gast im Hotel. Das liegt darin, dass der Hersteller gut durchdachte Schnittstellen für verschiedene Hotel-Systeme geschaffen und diese im März 2017 erweitert hat. Seitdem gibt es auch die HS/3-Schnittstelle, die zahlreiche Funktionen bietet, welche die tägliche Arbeit in Hotels erleichtert. Das Add-on stellt Gästenamen, Zimmerbelegungen und den Buchungszeitraum zur Verfügung und ermöglicht es, Leistungen direkt auf das Zimmer zu buchen. Diese Direktanbindung spart unnötige Wege, Zeit als auch Fehler und macht aus dem Kassensystem ein smartes Gesamtpaket für das Hotel. Natürlich sind auch die Basis-Funktionen, die für jeden gastronomischen Betrieb wichtig sind, vorhanden. Bestellungen aufnehmen, Rechnungen schreiben, Beträge aufs Zimmer buchen – das Kassensystem hilft Ihnen, immer den Überblick zu bewahren. Diese Funktionen bietet GastroSoft:

  • Darstellung der aktuellen Zimmerbelegungen
  • Schneller Service im Restaurant
  • Abrechnung der Bestellungen über die Zahlungsart „Hotelbuchungen“
  • Umfangreiche Schnittstellen
  • Übergabe von Buchungsdaten, Artikeln (nach Neustart und nur, falls die Hotelsoftware dies unterstützt) und Stornos an die Hotelsoftware
  • Integrierte Volltextsuche, mit der Gäste auch nach Namen oder Zimmern gefunden werden können
  • Finanzamt- und GoBD-Konformität

Weitere Anbieter

Neben Gastrofix und GastroSoft gibt es weitere Hersteller, deren Kassensysteme für Hotels geeignet sind. Dazu zählt Gastronovi, das eine 1A Kundenbindung liefert, oder Orderbird, Europas führendes iPad-Kassensystem für die Gastronomie. Beide sind ebenfalls sehr empfehlenswert, stehen aber unserer Meinung nach noch etwas hinter den vorgestellten Kassensystemen.

Kassensystem für Hotels

Im Endeffekt bleibt es jedem selbst überlassen, welches Kassensystem das eigene Hotel unterstützen soll, solange es alle wichtigen Funktionen erfüllt. Es muss den hohen Anforderungen der Gastronomie standhalten als auch tägliche Arbeitswege verkürzen und den täglichen Aufwand minimieren. Dies geschieht durch eine Vereinfachung der Aufnahme von Bestellungen, übersichtliche grafische Raum- und Tischpläne und vielfältige Abrechnungsmöglichkeiten. Eine Analyse von Statistiken und Berichten sorgt dafür, dass das Geschäft läuft. Besonders wichtig für Hotels ist die Möglichkeit der Kundenbindung, weshalb das Kassensystem in der Lage sein sollte, Profile anzulegen, Kunden zu verwalten und Gutscheine oder Treueprogramme zu erstellen. Achten Sie unbedingt darauf, dass geeignete Schnittstellen zur Verfügung stehen, die sich mit Ihrer Kasse verbinden lassen.

Hotel-Kassensystem Funktion

Schaut man sich die Funktionen genauer an, stellt man fest, dass das richtige Kassensystem für das Hotel eine große Menge an Arbeit abnehmen kann.

Überblick über das Hotel

Ein zuverlässiges Kassensystem hilft dabei, nicht den Überblick über das eigene Hotel, und alles, was dazu gehört, zu verlieren. Denn anders als bei Versionen, die ausschließlich auf die Gastronomie ausgelegt sind, bietet die Software nicht nur ein grafisches Layout mit Tischplan, das die Gäste im Restaurant anzeigt, sondern auch eine Darstellung der aktuellen Zimmerbelegungsliste. Damit sieht man auf einen Blick, welche Zimmer belegt und welche derzeit noch frei sind. So sind Reservierungen ein Kinderspiel.

Doch das Kassensystem liefert nicht nur einen Überblick über die Besucher, sondern auch über die Umsätze des Hotels. Hierfür werden in der Regel vielfältige und umfangreiche, aber trotzdem klar ersichtliche Statistiken, Berichte und Reports angeboten, die verraten, wann und warum das Geschäft so gut läuft. So kann man schnell herausfinden, welche Gäste spendabel sind oder welche Aktionen gut ankommen.

Einfache Bestellungen und Abrechnungen

Eine mobile Bestelllösung ersetzt Block und Stift. Dadurch gestaltet sich die Aufnahme von Bestellungen nicht nur spielerisch und kinderleicht, sie erfolgt auch deutlich schneller. In einem Hotel ist es, im Gegensatz zu einem kleinen Café oder einer Bar, jedoch viel wichtiger, dass die Gänge frei gewählt werden können. Jeder kennt es: Bei einem 3-Gänge-Menü ist bereits der Hauptgang im Anmarsch, während ein Großteil der Gäste noch mit der Vorspeise beschäftigt ist. Das setzt unter Druck und genügend Platz auf dem Tisch gibt es ebenfalls nicht. Diese Sorgen lösen sich mit einem smarten Kassensystem in Luft auf. Stattdessen teilt der Kellner der Küche durch eine einfache Geste mit, wann der nächste Gang vorbereitet werden kann. Ebenso sinnvoll ist es, die Preise für verschiedene Zeiten festzulegen, sodass die Kosten für bestimmte Getränke in der Happy Hour automatisch reduziert werden.

Buchungen aufs Zimmer

In dieser Branche gibt es eine Zahlungsart, auf die sonst keine angewiesen ist, weshalb die Anforderungen an ein Kassensystem für das Hotel noch etwas höher sind als in der Gastronomie allein. Eine Bar- und Kartenzahlung sollten an der Rezeption oder im Restaurant selbstverständlich sein, außerdem ist es hier wichtig, dass verschiedene Währungen angekommen werden können. Doch Gäste kommen erst dann sicher wieder, wenn sie Beträge auch auf ihr Zimmer buchen können. Dadurch müssen sie nicht darauf achten, permanent ihren Geldbeutel dabei zu haben und sind absolut sorgenfrei.

Kundenbindung

Auch die Kundenbindung ist für ein Hotel oftmals noch wichtiger als für gastronomische Betriebe und darf auf keinen Fall vernachlässigt werden. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier und noch immer fahren viele Leute jedes Jahr auf Neue in die gleiche altbekannte Region für den Winterurlaub. Mit einem Treueprogramm ist es einfacher, Bestandskunden zu gewinnen. Dafür wird ein Kassensystem benötigt, mit dem Kundenprofile angelegt und gepflegt werden können. Auch Gutscheine, Rabattcodes und Attraktionen sorgen für die Freude der Kundschaft.

Kostenlose Hotel-Kassensysteme

Einige Kassensysteme für Hotels können zumindest kostenlos getestet werden, damit man auch garantiert die richtige Entscheidung trifft. Ansonsten gibt es jedoch wenige Apps, die kostenlos angeboten werden, und falls doch, sind diese nicht wirklich empfehlenswert. Theoretisch könnte man zum Beispiel die Free Version von Orderbird nutzen, um das Restaurant seines Hotels zu organisieren, tatsächlich bleiben so aber alle wesentlichen und wirklich nützlichen Funktionen verborgen. Sinnvoller ist es deshalb, sich für ein innovatives und zuverlässiges Kassensystem zu entscheiden, das die wichtigen Aufgaben der Gastronomie, Hotellerie und der Kundenbindung beherrscht. Die Kosten sollten dabei im Hintergrund stehen – gerade deshalb, da sich die Ausgaben durch den steigenden Umsatz nach kurzer Zeit amortisiert haben werden.

Hotel Kassensysteme und das Finanzamt

Auch Hotelbesitzer müssen darauf achten, dass sie sich an die Regelungen des Finanzamtes halten. Diese werden jedoch stetig strenger, weshalb man immer darauf achten muss, dass alle Buchungen und Abrechnungen stimmen. Seit dem Jahr 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Im Klartext heißt das, dass sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert und gesichert werden müssen – bis zu 10 Jahre. Die Kassensysteme von Gastrofix und auch GastroSoft erfüllen die besonderen Anforderungen und sind somit GoBD-konform, da alle Kassendaten lückenlos verständlich gespeichert werden.

Fazit

Das richtige Kassensystem macht nicht nur Gäste, sondern auch Mitarbeiter glücklich und lohnt sich in vielerlei Hinsicht für das eigene Hotel. Im Vordergrund eines jeden Unternehmens steht der Gewinn. Mit Gastrofix oder anderen Kassensystemen gelingt eine Steigerung des Umsatzes, indem Arbeitswege verkürzt werden und dadurch Zeit eingespart wird. Dadurch kann sich das Personal um die wesentlichen Dinge kümmern: um das Wohl der Gäste. Im Endeffekt sind glückliche Gäste nicht nur spendabler, sie kommen auch gerne wieder und werden zu wertvollen und treuen Bestandskunden, wenn sie auf Händen getragen werden. Sie sind von dem schnellen Service, der das passende Kassensystem liefert, fasziniert: Die Aufnahme von Bestellungen läuft reibungslos ab, das Essen ist schnell am Tisch und auch die Gänge überkreuzen sich nicht. Das Personal ist entspannt und die Beträge können problemlos auf das Zimmer gebucht werden – was will man als Gast mehr?