GastroSoft – Vor- und Nachteile in der Übersicht

Die Antwort für Windows auf Gastrofix für Apple-Geräte lautet: GastroSoft. Das Unternehmen gibt es bereits seit dem Jahr 2007 – der Gründer, Timur Türel, hat sich damals über schlechte Software geärgert und war sich sicher, das könne man besser machen. Gesagt, getan! Er entwickelte eine Software, die für jedermann verständlich und einfach zu bedienen ist. Er wollte die beste Software schaffen, die jemals für Restaurants erschaffen wurde – und GastroSoft war geboren. Doch nicht nur die Gäste eines Lokals sind manchmal unersättlich, sondern auch die Wünsche der Gastwirte und die Anforderungen, die GastroSoft erfüllen musste. So wurde GastroSoft weiter ausgebaut und schließlich auch PosSoft für den Einzelhandel geschaffen.

GastroSoft bietet Kassensysteme für verschiedene Branchen an. Die Software GastroSoft ist speziell auf gastronomische Zwecke ausgelegt, die sich ideal für Restaurants, Bars, Cafés, aber auch Discotheken eignet – egal ob es sich um kleine oder große Betriebe handelt. PosSoft richtet sich an den Einzelhandel und die mobile Lösung, die auf Smartphones und Tablets installiert werden kann und aus ihnen einen smarten Bestellblock macht, nennt sich Droid. Zettel und Stift – das war gestern. Um das Kassensystem nutzen zu können, wird das Betriebssystem von Microsoft benötigt. Welche Vor- und Nachteile bietet GastroSoft? Das haben wir uns genauer angesehen.

Produkte

Im Wesentlichen bietet GastroSoft eine Auswahl an Hardware und drei Softwares an, die sich auf verschiedene Branchen oder Geräte spezialisieren. Für diejenigen, die nicht nur die Software, sondern auch das passende Gerät benötigen, gibt es zuverlässige und praxiserprobte stationäre Kassen oder auch mobile Bestellterminals, die mittlerweile so gut wie in jedem Café, in jeder Bar und in jedem Restaurants an der Tagesordnung stehen, da sie Wege verkürzen, Zeit einsparen und eine exzellente Organisation kinderleicht machen. Darüber hinaus gibt es im Sortiment stationäre und auch mobile Belegdrucker von EPSON, die bequem am Gürtel getragen werden können. Zudem bietet GastroSoft allerlei Zubehör für die Hardware an. Dazu gehören zum Beispiel Kellnerschlösser (Dallas-Schlüssel): Magnetschlüssel für den Einsatz an Kassensystemen, die mit einer eindeutigen Kodierung versehen sind und der individuellen Identifikation dienen. Zu den Produkten von GastroSoft zählen außerdem Server, die Datensicherheit gewährleisten und einen Totalausfall verhindern, Kassenladen, Barcodescanner, Kundendisplays und RFID-Reader, die sich besonders für gastronomische Zwecke eignen: Die RFID-Technologie arbeitet mit elektromagnetischen Wellen, die eine kontaktlose Kartenzahlungen oder Identifizierung einer Person möglich macht – eine der Kopplungsmethoden ist NFC (Near Field Communication, auch Nahfeldkopplung genannt), die den meisten Menschen vermutlich eher ein Begriff sein dürfte.

GastroSoft bietet verschiedene Softwares, die genau auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen abgestimmt sind. Die gleichnamige Software ist der perfekte Begleiter in der Gastronomie, während PosSoft auf den Einzelhandel ausgelegt ist. Die mobile Lösung nennt sich Droid und ergänzt die beliebte Kassensoftware auf Smartphones und Tablets.

Software nach Einsatzbereichen

Die angebotenen Softwares eignen sich für verschiedene Bereiche. Der Hersteller hat sich dabei auf die Gebiete der Gastronomie und des Einzelhandels spezialisiert.

GastroSoft in der Gastronomie

GastroSoft unterstützt Gastronomen in ihrem hektischen Alltag. Sie richten Ihr Restaurant quasi auf dem Bildschirm ein: Sie stellen Tische auf, erstellen eine Karte und legen Preise fest (auch für Happy Hours), und schon kann es losgehen! Die Software bietet einen grafischen Tischplan und die Möglichkeit, Tische zu verwalten und Reservierungen durchzuführen. Natürlich können damit Bestellungen aufgenommen und Rechnungen ausgestellt werden. Der Kunde ist in der Lage, sowohl mit EC- oder Kreditkarte als auch bar zu bezahlen. GastroSoft bietet nicht nur eine einfache Bedienung oder ein Touchscreen-gerechtes Design, sondern auch die Möglichkeit der Kundenbindung sowie komfortable und nützliche Auswertungsmöglichkeiten. So verliert man nie den Überblick.

Es werden verschiedene Versionen von GastroSoft angeboten:

  • GastroSoft Light eignet sich für kleine Lokale mit bis zu zehn Tischen und bietet zahlreiche und damit alle wichtigen Basisfunktionen.
  • GastroSoft Standard ist die Netzwerkversion für Betriebe mittlerer Größe mit bis zu 50 Tischen. Hier stehen Erweiterungen durch Add-ons, Berichte und Abschlüsse als PDF oder eine Lager- und Kundenverwaltung zur Verfügung.
  • GastroSoft Pro ist kein Restaurant zu groß: Hier gibt es unbegrenzt viele Tische und einen Reservierungskalender, außerdem sind mobile Bestellterminals nachrüstbar.

Grafischer Raumplan

Auf seinem Display werden sowohl dem Oberkellner als auch dem Kellner ein übersichtlicher Raumplan mit der aktuellen Tischsituation angezeigt. Oben wird ihm eine Leiste angezeigt, mithilfe derer er zwischen den Räumlichkeiten des Restaurants wechseln kann. Entscheidet man sich nun für den Gastraum, werden alle Tische nummeriert angezeigt und zwar direkt mit der Information, ob der jeweilige Tisch frei oder belegt ist. So hat der Oberkellner mit GastroSoft die Möglichkeit, Ihren Gästen in Blitzesschnelle einen freien Platz anzubieten und auf ihre Wünsche einzugehen. Erkundigt sich der Kunde nach einem Platz draußen, kann der Oberkellner einfach die „Terrasse“ anklicken, ihn über die aktuelle Situation informieren und ihm ggf. zu einem freien Platz führen.

Darüber hinaus ist der Oberkellner für die gesamte Verwaltung zuständig. Hier hat er einen tollen Überblick über die Tische (etwa über den Status oder welcher Kellner dafür zuständig ist), Rechnungen (den gezahlten Betrag, die Zahlungsart, Datum und Zeit der Ausstellung der Rechnung und welcher Kellner die Rechnung „geschrieben“ hat), Kunden sowie Terminal-, Karten-, Tages- und Monatsabschlüsse.

Bestellungen und Rechnungen

Genau wie der Oberkellner hat auch der Kellner dank der Karte stets einen Überblick über die Räumlichkeiten und den Status der Tische. Haben sich neue Gäste nun für einen freien Platz entschieden und der Oberkellner den jeweiligen Tisch ausgewählt, wird dies dem Kellner angezeigt und er kann mit der Bestellung beginnen. Alle Speisen und Getränke, die das Lokal anbietet, werden dem Kellner in verschiedenen Rubriken angezeigt – Vorspeisen, Hauptgerichte, Softdrinks, Bier usw. Sobald der Kellner begonnen hat, die Bestellung aufzunehmen, gilt der Tisch als belegt.

Den aktuellen Stand der Rechnung des Tisches hat er dabei immer im Blick, sowohl die Preise pro Getränk bzw. Gericht als auch den Gesamtpreis. Über die Software kann er die Gäste also ganz leicht abkassieren, ganz gleich ob sich der Kunde für eine Kartenzahlung oder die Bezahlung mit Bargeld entscheidet – dafür gibt es die Option: „Kassenlade öffnen“. So ist er in der Lage, eine Rechnung zu erstellen und den Bon zu drucken. Doch das ist noch lange nicht alles – GastroSoft bietet dem Kellner überdies die Möglichkeit, den Tisch zu splitten, Besucher umzusetzen oder den Tisch zu übergeben.

Lager- und Filialverwaltung

Übrigens haben sowohl die Kellner als auch der Manager die Möglichkeit, den Lieferdienst zu verwalten. Das funktioniert im Prinzip wie das lokale Aufnehmen der Bestellung und Ausstellen der Rechnung. Neben den Möglichkeiten der Angestellten hat der Manager außerdem die Möglichkeit, seine Mitarbeiter im Auge zu behalten sowie Küche, Lieferdienst und natürlich das Backoffice zu verwalten.

Voraussetzungen und Installation

Die Installation der Software ist sehr einfach. Einzig und allein muss beachtet werden, dass die erworbene Lizenz an die verwendete Hardware, also an das Gerät, auf dem die Installation vorgenommen wird, gebunden ist. Sollte die Hardware im Laufe der Zeit jedoch den Geist aufgeben, kann der Lizenzschlüssel erneut freigeschalten werden. Zwar ist für die Nutzung des Kassensystems keine Internetverbindung erforderlich, dennoch empfiehlt sich eine ständige Verbindung für regelmäßige Updates – so kann man sicherstellen, dass die Software immer auf dem neusten Stand ist und reibungslos funktioniert. Um das Kassensystem nutzen zu können, wird ein Betriebssystem von Microsoft benötigt. Dazu gehören Windows XP, Vista, Windows 7, 8 und 10 sowie POSReady 2009 und POSReady 7. GastroSoft weist außerdem darauf hin, dass für eine optimale Nutzung folgende Voraussetzungen erfüllt sein müssen:

  • ein Prozessor mit mindestens 1 GHZ
  • Arbeitsspeicher mit 1 GB RAM
  • Festplattenspeicher mit 32 GB
  • eine Auflösung mit mindestens 800 x 600 Pixel, eher jedoch 1024 x 786 Pixel

Für den Einsatz von mehreren Kassensystemen in einem Netzwerk, was in den meisten gastronomischen Betrieben der Fall ist, rät der Anbieter zu einer Steigerung der Performance.

PosSoft im Einzelhandel

PosSoft ist eine zuverlässige Software für den Einzelhandel und bietet alles, was ein Point-of-Sale benötigt. Das Kassensystem entpuppt sich als intuitiv und besonders pflegeleicht, es eignet sich quasi für jeden, der Produkte oder Dienstleistungen verkauft: Drogerien, Supermärkte, Friseure, Bäckerein oder auch Kiosk- oder Blumenladenbesitzer. Da die Funktionen der Gastronomie-Software GastroSoft bereits recht ausführlich erklärt wurden und PosSoft im Prinzip sehr ähnlich funktioniert, haben wir hier nur die wichtigsten Funktionen und den Nutzen der Software zusammengefasst.

Auch hier findet dasselbe Spiel statt wie mit GastroSoft, es werden verschiedene Versionen angeboten, deren Funktionen mit dem Preis steigen:

  • PosSoft Light eignet sich für den Anfang und kleine Unternehmen. Alle wichtigen Basisfunktionen werden unterstützt und es stehen unbegrenzte Artikel und Warengruppen zur Verfügung.
  • PosSoft Standard macht Add-ons möglich und bietet die Möglichkeit einer Lager- und Kundenverwaltung. Darüber hinaus stehen Berichte und Abschlüsse als PDF zur Verfügung.
  • PosSoft Pro ist die Netzwerkversion für große Betriebe. Hier stehen ein Terminkalender und sogar ein Etiketten-Designer zur Verfügung.

Einfach kassieren und Belege drucken

PosSoft macht das Kassieren kinderleicht: In PosSoft werden die Artikel, die das Geschäft verkauft, sinnvoll geordnet angezeigt. Nimmt die Verkäuferin einer Bäckerei die Bestellung eines Kunden auf, klickt sie einfach auf „Brot“, wählt den gewünschten Artikel aus – dann wechselt sie zu Brötchen, Süßwaren oder zu anderen Rubriken. PosSoft rechnet mit und sobald der Einkauf beendet ist, hat die Kassiererin die Möglichkeit, die gewünschte Zahlungsart auszuwählen, den erhaltenen Betrag einzutippen und das Rückgeld anzeigen zu lassen. Das geht schnell und unkompliziert. Dabei hat PosSoft an alles gedacht: Im Falle der Bäckerei kann sogar ausgewählt werden, ob der Kunde die Speisen und Getränke in der Filiale verzehrt, oder ob er sie mit nachhause nehmen möchte.

Mitarbeiter verwalten und Abrechnungen

Mit PosSoft behält der Abteilungsleiter sein Gebiet bestens im Auge, egal ob es sich um seine Mitarbeiter oder Umsätze handelt. Auch Tages- oder Monatsabrechnungen sind klar und deutlich einzusehen.

Verwaltung und Backoffice

Dem Manager stehen natürlich dieselben Funktionen zur Verfügung wie dem Abteilungsleiter, nur eben noch mehr: Mit PosSoft behält er stets einen kühlen Kopf – Statistiken zeigen ihm, zu welcher Wochen- oder Tageszeit der höchste Umsatz erzielt wird und wann das Geschäft brodelt. Darüber hinaus ist er in der Lage, das Lager und Lieferungen zu verwalten.

Droid als mobile Ergänzung

Droid ist die mobile Ergänzung zu GastroSoft und kann auf Smartphones oder Tablets verwendet werden, hierfür wird lediglich ein Endgerät auf Android-Basis benötigt. Monatliche Kosten gibt es hier keine, es wird eine Lizenz nur pro Gerät benötigt. Um die Software verwenden zu können, benötigt das Smartphone oder Tablet eine WLAN-Verbindung. Droid bietet dieselben Funktionen wie GastroSoft: auch hier können Bestellungen aufgenommen, der Tisch übergeben, Rechnungen ausgestellt und aufgeteilt oder die Happy Hour eingerichtet werden. Der einzige Unterschied zu GastroSoft liegt in der Ansicht, was der geringen Größe des Displays zuzuschreiben ist. Dennoch ist die Bedienung mit Wischgesten sehr unkompliziert und gerade für die Generation, die mit Smartphones groß geworden ist, sollte diese mit Droid noch einfacher sein als mit GastroSoft, das auf Computern oder stationären Kassen verwendet wird. Junge Menschen beherrschen Droid nach wenigen Klicks wie im Schlaf.

Datensicherheit

Durch den Einsatz der SQL-Server-Technologie bietet GastroSoft eine hohe Datensicherheit. Es erfolgt eine automatische Sicherung des gesamten Datenumfangs. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, selbst eine Datensicherung durchzuführen. Da es möglich ist das Verzeichnis, in dem das Backup gespeichert wird, selbst auszuwählen, empfiehlt es sich, einen externen Datenträger zu verwenden, also einen hochwertigen USB-Stick oder eine externe Festplatte, damit die Datensicherungen im Falle eines Defekts der internen Festplatte nicht ebenfalls zerstört werden.

Service

Die Wahl des richtigen Kassensystems ist für Viele nicht ganz einfach. GastroSoft bietet die Möglichkeit, sich per Telefon von jemandem beraten zu lassen, der sich den ganzen Tag mit der Software befasst und sich bestens auskennt. Oder man hinterlässt über das Kontaktformular eine Nachricht auf der Homepage – in der Regel bekommst man noch am selben Tag eine Antwort. Die Beratung ist kostenlos. Sollte es in der Anwendung der Software zu Unklarheiten kommen, steht der Support ebenfalls zur Verfügung. Hier werden Funktionen näher erläutert und alle Fragen beseitigt.

Fazit zum GastroSoft Kassensystem

GastroSoft bietet für jede Branche die passende Software. Gastronomen, die ein Restaurant, ein Café, ein Bar oder ein Hotel betreiben, entscheiden sich für GastroSoft, eine Software, mit der es gelingt, alle Aufgaben des oft hektischen Alltags kinderleicht zu bewältigen. Personen des Einzelhandels steht, egal ob es sich bei ihrem Geschäft um einen Supermarkt, eine Drogerie, ein Kosmetik-Studio, einen Kiosk oder eine Bäckerei handelt, PosSoft zur Verfügung. Droid ist die mobile Ergänzung zu GastroSoft und kann auf Smartphones oder Tablets verwendet werden – die Bedienung ist besonders für die Generation, die mit Smartphones aufgewachsen ist, ein Klacks. Darüber hinaus bietet GastroSoft für jedermann die passende Hardware an.