Kassensysteme und das Finanzamt

Mit dem Finanzamt ist nicht zu spaßen, wenn es um die Aufbewahrung von Informationen geht, die zur Besteuerung dienen. Als Unternehmer müssen Sie einigen, auf Anhieb etwas verwirrenden Anforderungen, standhalten – auch als Kassensystem-Besitzer. Dabei sind Sie auf der sicheren Seite, wenn das Kassensystem Ihre Umsätze und Geschäftsvorfälle so aufzeichnet und sichert, dass sie für das Finanzamt verständlich sind und jederzeit eingesehen werden können. Wichtig ist vor allem, dass die Daten nicht manipuliert werden können. Alle von uns vorgestellten Kassensysteme sind GoBD-konform und halten die strengen Grundsätze des Finanzamtes ein – damit wird die Buchhaltung ein ganzes Stück einfacher. Wir erklären Ihnen, welche Punkte für das Finanzamt von Bedeutung sind und welche Eigenschaften Ihr Kassensystem aufweisen sollte – hier gibt es sowohl positive Merkmale der Hardware als auch der Software. Übrigens sind GoBD-konforme Kassensysteme immer als solche gekennzeichnet, die Information wird Ihnen auf der Website des Herstellers in der Regel sofort ins Auge springen.

Datensicherheit

Legen Sie sich ein Kassensystem zu, müssen Sie dieses gegen Verlust sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen – so will es das Finanzamt. Dies ist zum Beispiel durch Zugangs- und Zugriffskontrollen möglich. Werden die Daten und elektronischen Dokumente sowie elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, wird die Buchungsführung vom Finanzamt laut GoBD nicht mehr als ordnungsgemäß anerkannt. Darüber hinaus muss das Kassensystem sicherstellen, dass Informationen nicht unterdrückt oder durch Kenntlichmachung

  • überschrieben
  • gelöscht
  • geändert
  • oder verfälscht werden können

Ein Beispiel, wie man es nicht machen sollte und das Finanzamt verärgert: Die elektronischen Grundaufzeichnungen aus Ihrem Kassensystem werden über eine Datenschnittstelle in ein Office-Programm exportiert, dort bearbeitet, ohne dass dies protokolliert wird, und anschließend über eine Datenschnittstelle wieder reingeholt.

Doch es gibt einige Dinge, die Ihnen helfen, eine Unveränderbarkeit der Daten zu gewährleisten. Das Finanzamt freut sich deshalb, wenn die Hardware einen unveränderbaren und fälschungssicheren Datenträger besitzt und die Software Ihres Kassensystems folgendes beherzigt:

  • Durchführung von Sicherungen
  • Sperrungen im Fall der Fälle
  • Festschreibungen
  • Löschmerker
  • Automatische Protokollierung
  • Historierungen
  • Versionierungen

Die Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden, damit das Finanzamt diese gut prüfen kann. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist dabei nicht vorgeschrieben. Das bedeutet, dass die Ablage zum Beispiel nach Konten, Belegnummern oder auch alphabetisch erfolgen kann. Außerdem ist es wichtig, dass das Kassensystem den Eingang, die Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung der Unterlagen protokolliert. Es muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter die Informationen innerhalb einer angemessenen Zeit prüfen kann.

Gesetzliche Anforderungen

Die GoBD sind die neusten Regelungen, die Sie als Unternehmer einhalten müssen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden Ende des Jahres 2014 veröffentlicht, außerdem werden die Anforderungen immer mal wieder erneut. Diese enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an Ihre Buchführung. Im Wesentlichen verpflichten sie Sie dazu, alle Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftsvorfälle zu dokumentieren, die für das Finanzamt und die Besteuerung von Bedeutung sind. Als Aufzeichnungen werden alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle bezeichnet – in Schriftform oder auf Medien mit Schriftersatzfunktion (z.B. auf Datenträgern). In Büchern müssen Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtlich gemacht werden. Dabei ist es egal, ob es sich um ein gebundenes Buch oder einen Datenträger handelt.

Zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung dient mittlerweile auch zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software, mit denen Daten und Dokumente erzeugt und gespeichert werden (Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme)). Dazu zählt auch das Kassensystem. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen ordentlich gesichert sind und nicht verändert werden können. Diese müssen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit als auch die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung einhalten. Immerhin wird Ihnen nicht vorgeschrieben, welche Größe oder Farbe das Kassensystem haben soll – wenigstens etwas.

Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle und das Verfahren, das Sie bei Ihrer Buchführung anwenden, muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen durch einen Beleg nachweisbar sein müssen. Alles, was Sie machen, muss sich in der Abwicklung lückenlos verfolgen lassen können. Damit die Aufzeichnung auch wirklich vollzählig und lückenlos sind, muss Ihre Buchführung folgende Informationen enthalten:

  • Jeden Geschäftsvorfall – also Betriebseinnahmen und -ausgaben, Einlagen und Entnahme
  • Gegenstand des Geschäfts
  • Betrag
  • Name des Vertragspartners

Belege, Aufzeichnungen und Informationen

Ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen soll die gewünschte vollständige und lückenlose Erfassung sicherstellen bei allen DV-Systemen sicherstellen – also auch bei Ihrem Kassensystem. Deshalb sollte es Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen, eine automatische Vergabe von Datensatznummern und eine Lücken- sowie Mehrbelegungsanalyse beherrschen.

Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah – innerhalb von 10 Tagen – erfasst und grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal).

Der Grundsatz der Klarheit verlangt eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Hier kommen wir zu den klaren Vorteilen eines Kassensystems. Das planlose Abheften von geschäftlichen Unterlagen in tausenden von Ordnern ist nicht nur unpraktisch, sondern auch verboten. Das liegt daran, dass dies mit zunehmender Zahl der Geschäftsvorfälle zur Unübersichtlichkeit der Buchführung führen, einen jederzeitigen Abschluss unangemessen erschweren und die Gefahr erhöhen, dass Unterlagen verloren gehen oder später leicht aus dem Buchführungswerk entfernt werden können. Doch kommen wir zu einem der wichtigsten Regelungen – der Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht verändert werden. Der Ursprung muss immer klar sein.

Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, der folgende Informationen enthält:

  • Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer)
  • Belegaussteller und -empfänger
  • Betrag (oder Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt)
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
  • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Datum
  • Verantwortlicher Aussteller, also z.B. der Bediener der Kasse

Im Einzelfall können außerdem weitere Informationen notwendig sein, damit die Aufzeichnungen verstanden und überprüft werden können:

  • Mengen- oder Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags
  • Einzelpreis
  • Fälligkeit
  • Angaben zu Skonti, Rabatten
  • Zahlungsart (EC-Karte, Kreditkarte, bar)
  • Angaben zu einer Steuerbefreiung

Da der Nachweis bei DV-Trägern und Kassensystemen nicht durch konventionelle Belege erbracht wird, muss eine ordnungsgemäße Anwendung nachgewiesen werden. Sie müssen die programmierten Vorschriften zur Generierung der Buchungen dokumentieren. Außerdem müssen sie nachweisen, dass diese Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben und es zum Beispiel einen Zugriffsschutz gab. Die einzelnen Buchungen müssen tatsächlich stattgefunden haben.

Durch Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vom Kassensystem vollständig erfasst werden und danach nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis verändert werden können. Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle Tabellendaten und Programme (Stammdaten, Grund- oder Systemeinstellungen usw.) gespeichert sein, die für die Verarbeitung notwendig sind.

Die Journalfunktion erfordert eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe der eingegebenen Geschäftsvorfälle. Sie dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle und ist wie immer nur erfüllt, wenn diese nicht gelöscht oder verändert werden können.

Mal wieder gibt es zur Erfüllung der Journalfunktion einiges zu beachten. Diese Angaben müssen bei Buchungen erfasst werden:

  • Eindeutige Belegnummer
  • Buchungsbetrag
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
  • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Belegdatum
  • Buchungsdatum
  • Erfassungsdatum
  • Autorisierung
  • Umsatzsteuersatz
  • Steuerschlüssel (soweit vorhanden)
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Umsatzsteuerkonto
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuernummer
  • Konto und Gegenkonto
  • Buchungsschlüssel (soweit vorhanden)
  • Soll- und Haben-Betrag
  • Eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls (bei einer Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungen)

GoBD, GDPdU und GoBS

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten seit Januar 2015. Davor gab es die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Beide wurden mit den neuesten Regelungen der GoBD, die das Ganze zusammenfassen, abgelöst.

Die GDPdU enthielt Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Dabei ging es vor allem um die Arten des Datenzugriffs und die Rechte des Prüfers.

Die GoBS stellten eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsmäßige Behandlung elektronischer Dokumente dar. Sie regelten die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen als auch in Systemen des datensicheren Dokumentenmanagements und revisionssicheren Archiven.

Die GoBD berücksichtigen die genannten Punkte und ersetzen damit sowohl die GDPdU als auch die GoBS.

Fazit

Seit mittlerweile mehr als 3 Jahren, seit Januar 2015, gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Das bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden und für das Finanzamt klar ersichtlich bzw. in sich nachvollziehbar sein müssen. Damit das Finanzamt keinen Ärger macht, sollten Sie sich ein Kassensystem zulegen, das GoBD-konform ist. Da dies in Hinblick auf die Entscheidung für den Kauf eines Kassensystems sehr wichtig ist, ist in der Regel recht leicht zu erkennen, ob dieses GoBD-konform ist. Besuchen Sie die Website des jeweiligen Herstellers, finden Sie die Bestätigung meist direkt auf der Startseite und in der ersten Sekunde.