Kassensysteme – Wichtige Informationen sowie Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme

Ein Kassensystem ist mehr als nur eine einfache Registrierkasse, vielmehr stellt ein intelligentes Kassensystem die Universallösung für allerlei Branchen dar. Es kombiniert die herkömmliche Registrierkasse, die Abrechnungen und die Erstellung von Belegen möglich macht, mit weiteren Peripheriegeräten, die den Arbeitsalltag sinnvoll ergänzen und erleichtern. Dieses Zubehör umfasst Bildschirme, Tastaturen, Touchpads, mobile Bestellterminals und vieles mehr. Ein intelligentes Kassensystem greift bei jedem Schritt unter die Arme – so können alle Aufgaben rund um den Service und den Verkauf spielerisch und im Handumdrehen bewältigt werden. Lesen Sie unseren Vergleich und erfahren Sie mehr.

Kassensysteme Einzelhandel / Gastronomie / Hotel

So wird das mobile Endgerät schnell zu einem Allround-Talent, das jede Aufgabe bewältigen kann. In der Gastronomie ist es so möglich, mit einem Kassensystem Bestellungen aufzunehmen, Belege zu drucken, Kartenzahlung zu ermöglichen oder einen Tischplan zu konstruieren und via Touchscreen zu bearbeiten und so den Überblick zu behalten – ohne, dass dafür Tausende von Geräten notwendig sind, die einzeln mit umher geschleppt werden müssen und Verwirrung stiften. Doch ein ausgeklügeltes Kassensystem ist nicht nur für den Erfolg eines Restaurants oder Cafés das A und O, sondern auch für viele weitere Branchen sinnvoll. Dazu gehören weitere Bereiche der Gastronomie wie Bars und Clubs, der Einzelhandel, die Hotellerie oder das Catering.

Kassensysteme kaufen

Auch in Bezug auf Kassensysteme gibt es beim Kauf einiges zu beachten. Vieles ist hier eine Frage des persönlichen Geschmacks: Viele Nutzer freuen sich über ein Gerät mit großem Display, während andere mit einem kompakten Kassensystem besser zurechtkommen. Produkte, die ins WLAN-Netz eingebunden sind punkten mit Flexibilität und einer guten Vernetzung, trotzdem ist es kein Fehler, wenn ein Kassensystem auch ohne WLAN funktionsfähig ist – schließlich sollte es keinen totalen Systemabsturz geben, wenn die Internetverbindung gerade mal wieder spinnt. Verfechter eines bestimmten Betriebssystems sollten beim Kauf außerdem nicht nur auf die Größe oder Funktionen achten, sondern auch darauf, ob der Anbieter auf iOS, Android oder Windows zurückgreift.

Kauf, Miete oder ein Zwischenweg?

Interessant ist nicht nur, was man sich da eigentlich kauft, sondern auch wie der Kauf bzw. die Finanzierung eigentlich abläuft. Die meisten Hersteller bieten die Möglichkeit an, das Kassensystem zu kaufen. Das erfordert zwar erstmal das Aufbringen einer hohen Summe in einer kurzen Zeit, danach muss jedoch kein weiterer Gedanke an die Finanzierung verschwendet werden und das Gerät befindet sich im eigenen Besitz. Diejenigen, die das nötige Kleingeld gerade nicht übrig haben oder schlichtweg kein Interesse an einem Kauf aufweisen, können sich das Kassensystem mieten – hier wird eine monatliche Gebühr für die Verwendung gezahlt, ähnlich wie beim Leasing eines Autos. Auf den zweiten Blick erweist sich die Miete als die vielleicht cleverste Lösung: Denn auch ein derzeit top-aktuelles Produkt wird irgendwann mal älter. Dann muss schleunigst ein neues System her. Kauft man sich ständig ein neues Kassensystem, kann das auf Dauer ganz schön teuer werden – da kann der Mietvertrag deutlich einfacher gewechselt werden. Doch es gibt auch eine Zwischenlösung: Beim sogenannten Mietkauf werden monatliche Raten gezahlt, bis das Kassensystem abbezahlt ist. Anschließend muss man sich keine Sorgen bezüglich der Finanzierung mehr machen – man darf das Gerät sein Eigentum nennen, weitere Kosten gibt es keine. Das löst aber leider trotzdem nicht das Problem des fortschreitenden Alters eines erworbenen Produkts.

Es gibt viele Arten von Kassensystemen und einige renommierte Hersteller. Da fällt die Entscheidung nicht ganz leicht. Das gibt es beim Kauf zu beachten:

Eignung des Kassensystems für die jeweilige Branche

Für wen ist das System geeignet? Spezialisiert sich der Hersteller auf eine Branche oder bietet er auch Allround-Talente an, die in jedem Bereich eingesetzt werden können? So, wie sich die Geschäfte von einem Optiker, einem Gastronomen oder einem Kiosk-Besitzer unterscheiden, unterscheiden sich auch die Aufgaben, die das Kassensystem meistern muss.

Betriebssystem

Was das Betriebssystem angeht, gibt es einfach keine Ideallösung. Apple mag mit Sicherheit einiges richtig machen und viele setzen auf iOS, aber es gibt eben mehr als das – andere kommen mit Android, Windows oder dem kleinen Bruder von iOS, MacOS, besser zurecht und auch Linux wird gerne mal unterschätzt. Für diejenigen, die eher weniger entscheidungsfreudig sind, bieten viele Hersteller ihr System als eine Einheit aus Software und Hardware an. Andere Kassensoftware sind an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden (die QMP Kassensoftware von QUORiON läuft zum Beispiel nur auf Linux-Basis), während wieder andere eine freie Wahl erlauben.

Ausstattung (Hard- und Software)

Zunächst einmal ist Hard- und Software entscheidend. Manche Hersteller bieten All-in-One-Pakete an und liefern das jeweilige Gerät direkt mit dem passenden Programm. Bei vielen Anbietern können Hard- bzw. Software auch einzeln erworben werden. Bei der Hardware gibt es im Prinzip genau dasselbe zu beachten wie bei herkömmlichen PCs oder Tablets. Welcher Prozessor ist verbaut? Welche Datenmengen umfassen Arbeits-, Programm- und Datenspeicher? Darüber hinaus ist es interessant, mit welchen Schnittstellen das Kassensystem verknüpft werden kann und mit welchen Apps es arbeitet.

Größe und Display

Hier ist vor allem die Größe entscheidend. Platzsparende Lösungen bieten mehr Flexibilität und sind in der Regel günstiger als Kassensysteme mit einem großzügig konzipierten Display. Oft sind größere Geräte – und das bezieht sich nicht nur auf Kassensysteme – allein aus dem Grund besser und damit auch teurer, da eine ausgeklügelte Technik einfach einen gewissen Platz braucht. Zum Beispiel ist in größere Geräte meist ein deutlich leistungsstärkerer Akku verbaut als in preiswerte Mini-Ausführungen.

Kundenverwaltung

Die meisten Kassensysteme sind in der Lage, Kundenprofile anzulegen – das ist für viele Branchen und gerade für den Dienstleistungssektor interessant. Oft ist nicht nur das Erstellen eines Profils und die Analyse von Kundendaten möglich, sondern als Beispiel sogar das Verwalten eines Treueprogramms. So haben Unternehmen die Möglichkeit, die Anzahl der Besuche zu speichern und sich bei immer wiederkehrenden Kunden für ihre Treue zu bedanken. Viele Systeme bieten außerdem eine Einkaufs- oder Verkaufshistorie, eine Einbeziehung von Gutscheinen, Bonusprogrammen oder Rabattcodes sowie Werbefunktionen.

Datensicherung

Besonders interessant ist es, wie und vor allem wo die Daten gespeichert werden. Bei einem Großteil der Kassensysteme werden die Informationen sowohl online als auch offline gesichert. Seltener werden sie ausschließlich online gespeichert – das bietet den Vorteil, dass im Falle eines Diebstahls der Hardware kein allzu großer Schaden entsteht, da der Täter kein Zugriff auf die Daten erhält. Mit dem Verzicht auf eine Offline-Speicherung kommt es bei einem Netzwerkausfall jedoch zugleich zu einem Totalausfall und der Zugriff auf die gespeicherten Daten ist kurz- oder längerfristig unmöglich.

Zubehör

Für Kassensysteme wird einiges an Zubehör angeboten, wobei der Fantasie kaum Grenzen gesetzt sind. Die meisten Geräte verfügen über einen Drucker, der die Kundschaft schnell mit den richtigen Belegen versorgt. Aber auch hier gibt es Unterschiede. Ein unhandliches Papiermanagement raubt nicht nur Nerven, sondern auch Arbeitszeit. Zum Glück verfügen einige Systeme über ausgezeichnete Druckkapazitäten und ein sogenanntes Easy-Load Papiermanagement. Darüber hinaus muss betrachtet werden, mit welchen Schnittstellen das System verknüpft werden kann, wie es um den Kartenleser und die Geldlade steht oder ob weiteres Zubehör wie ein Ständer oder eine Wandhalterung mitgeliefert wird.

Kosten und Finanzierung

Zu guter Letzt müssen die Kosten berücksichtigt werden, die für das komplette Kassensystem (Hard- und Software) anfallen – und hier klafft die Preisspanne wirklich weit auseinander. Die Finanzierung der meisten Systeme erfordert einen einmaligen Preis für die Hardware und eine monatliche Lizenzgebühr für die Verwendung der Software. Während die Hardware verhältnismäßig günstiger Kassensysteme unter 1.000 Euro kostet, schlägt eine teure Gerätschaft schonmal mit mehreren tausend Euro zu Buche. Jedoch muss man bedenken, dass es sich hier um einmalige Kosten handelt. Die monatliche Lizenzgebühr fällt letztendlich deutlich stärker ins Gewicht: Nach ein paar Monaten oder spätestens nach wenigen Jahren wird auch das größte Unternehmen merken, ob es für die Software 35 Euro im Monat pro Gerät oder stolze 99 Euro zahlt. Hier muss das Preis-Leistungsverhältnis genauer unter die Lupe genommen und abgewogen werden, ob sich die Investition für das Geschäft lohnt.

Kassensysteme Arten

Im Prinzip unterscheidet man vier verschiedene Arten von Kassensystemen. Zunächst einmal gibt es die klassische Registrierkasse, welche die Abrechnung von Handelswaren ermöglicht. Darüber hinaus gibt es Point-of-Service und Point-of-Sale Systeme, die den Anwender bei sämtlichen Vorgängen rund um den Service bzw. Verkauf unterstützt. Diese kommen auf mobilen Endgeräten zum Einsatz. PC Kassensysteme können auf der vorhandenen stationären Hardware installiert werden und sind an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Auch Touchscreen-Kassen bringen die Hardware in einem Gehäuse unter, im Gegensatz zu PC Kassensystemen kann die Software hier jedoch nicht auf einem bereits vorhandenen Computer genutzt werden – hier wird Soft- und Hardware in einem erworben.

Elektronische Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse dient zur Abrechnung von Produkten oder Dienstleistungen. Die Erfassung des Preises erfolgt meist per Handscanner, ebenso ist eine manuelle Eingabe der Artikelnummer oder des Preises möglich. Die Beträge werden addiert und der zu zahlende Gesamtbetrag angezeigt. Wird nicht mit Karte gezahlt, gibt der Kassierer den Barbetrag an, den er erhalten hat, und die Registrierkasse öffnet sich und zeigt das Wechselgeld an, das der Kunde nun erhält. Darüber hinaus sind automatische Tagesabrechnungen möglich. Die einfache Registrierkasse erfüllt mit Sicherheit ihren Zweck und stellt eine kostengünstige Lösung dar, intelligente

Point-of-Service und Point-of-Sale System

Das POS-System ist die intelligente Antwort auf die herkömmliche Registrierkasse. Im Gegensatz zu ihnen beherrschen POS-Systeme jedoch weitaus mehr Funktionen. Sowohl Point-of-Service als auch Point-of-Sale Systeme werden als POS-Systeme abgekürzt. Point-of-Sale Systeme bezeichnen alle Vorgänge rund um den Verkauf (in jeglichen Geschäften), während Point-of-Service auch Bestellvorgänge und die Bearbeitung von Aufträgen umfasst (in der Gastronomie oder Hotellerie). Diese Kassensysteme dienen zur Unterstützung des gesamten Bestell- und Abrechungsvorgangs in Servicebetrieben oder im Einzelhandel sowie zur Organisation. So können in der Gastronomie Tischreservierungen getätigt oder Bestellungen aufgenommen werden. Häufig handelt es sich dabei um Handhelds (Smartphones, Tablets oder Datenerfassungsgeräte), die eine gewisse Flexibilität ermöglichen.

PC Kassensystem

Als PC Kassensystem wird in der Regel eine Software bezeichnet, die auf einem handelsüblichen Computer installiert und verwendet werden kann. Das bedeutet, dass keine spezielle Hardware erworben werden muss, um das System überhaupt nutzen zu können. Das PC Kassensystem umfasst dieselben Funktionen wie ein POS-System, lässt jedoch die Mobilität außer Acht und sich somit nur stationär verwenden.

Kassensysteme mit Touchscreen

Neben Systemen, die als Software bequem auf diversen Computern installiert werden können, gibt es auch stationäre und mobile Kassensysteme mit Touchscreen, deren Komponenten – Display, Eingabegerät (das dank der Touch-Funktion mit dem Display gleichzusetzen ist) und Prozessor – in einem Gehäuse verbaut sind. Hier erhält man also Hard- und Software in einem, beides vom selben Anbieter in nur einem Paket.

Kassensysteme

Häufig werden Kassensysteme nach dem Betriebssystem unterschieden, das sie unterstützen. Die bekanntesten und bedeutendsten sind Apple, Android und Windows und sie alle bieten Vor-, aber auch Nachteile.

Kassensysteme Apple (iPad)

Einige Kassensysteme laufen auch oder sogar ausschließlich unter iOS. Gastrofix ist einer der führenden Anbieter, wenn es um das clevere System für Apple-Produkte geht. Damit wird das iPad zur stationären Kasse und das iPod oder das iPad mini zum mobilen Begleiter für Kellner – der Nutzer lädt sich einfach nur die App runter und schon kann’s losgehen. Dabei ist das Kassensystem voll verbund- und offlinefähig. Das bedeutet, dass nicht zwingend WLAN, um das System zu verwenden. Um das iPad mit weiteren Geräten verbinden und damit alle Funktionen nutzen zu können, wird jedoch WLAN oder eine Bluetooth-Verbindung benötigt. Damit können Reservierungen, Abrechnungen und Stornierungen durchgeführt oder Bestellungen aufgenommen werden. Mit einem grafischen Raumlayout behält der Nutzer stets den Überblick. Darüber hinaus bietet Gastrofix die passende Hardware an.

Weitere bekannte Anbieter von iPad-Kassensystemen sind Orderbird, Tillhub oder ready2order, aber auch Vectron bietet Systeme für iOS an. Sie alle kombinieren die High-End-Geräte von Apple mit einem Kassensystem, das in Hinblick auf die technische Leistungsfähigkeit ebenso überzeugt.

Kassensysteme Windows

Die bekannteste und bedeutendste Kassensoftware für Windows-Geräte ist GastroSoft, die für alle Tablets, Smartphones und Terminals mit dem Betriebssystem von Microsoft geeignet sind. Darüber hinaus gibt es die verschiedene Versionen der Software PosSoft, die an jeder Kasse mit Touchscreen verwendet werden kann, die unter Microsoft Windows 7 oder höher läuft. Auch Gastronovi, MAX oder Miami bieten Kassensysteme, die auf Windows basieren.

Kassensysteme Android

Android-Kassensysteme lassen sich auf allen Endgeräten verwenden, die das Betriebssystem von Google unterstützen. Der Vorteil ist hier, dass die Anschaffungskosten für das Gerät deutlich niedriger sind als für die exklusiven Modelle von Apple, die zwar mit einer einzigartigen Leistung überzeugen, aber auch recht teuer sind. Namenhafte Kassensysteme, die auf denjenigen Endgeräten laufen, die das Betriebssystem Android unterstützen, werden von Vectron, Duratec, Paymash oder Gastronovi angeboten.

Kassensysteme Touchscreen

Neben Systemen, die auf Tablets laufen, werden auch Touchscreen-Kassensysteme angeboten, kurz „Touch-Kasse“ genannt. Oft ist auch von PC-Kassen mit Touchscreen die Rede. Letztendlich beschreiben sie alle dasselbe: Ein stationäres und seltener auch mobiles Gerät, dessen Komponenten in einem Gehäuse untergebracht sind, erweist sich in vielen Bereichen als sinnvoll. Die meisten Branchen sind zumindest auf ein stationäres Kassensystem angewiesen. Diese sind zwar nicht für Mitarbeiter gedacht, die ständig in Bewegung sind (wie z.B. Kellner), sie eignen sich jedoch hervorragend das Personal, das – genau wie die Kasse – einen festen Platz hat. Touchscreen-Kassen werden deshalb gerne im Einzelhandel oder etwa am Empfang eines Hotels eingesetzt.

Die bekanntesten und wichtigsten Systeme bzw. Hersteller für Touch-Kassen sind iOS- und Android-Kassensysteme von Vectron, Miami und Gastrosoft für Windows, Casio auf Android- und QUORiON auf Linux-Basis. Die meisten Anbieter decken beide Sparten ab und bieten sowohl Systeme an, die auf Tablets verwendet werden können, als auch Touch-Kassen. Häufig ist es auch möglich, die Kassensoftware auf beiden Varianten einzusetzen. Zu den Herstellern, die reine Touchscreen-Kassen anbieten, zählen Vectron und sein Duratec, QUORiON oder auch Casio.

Vectron bietet viele verschiedene Versionen der Touch-Kasse an. Von stationären Geräten mit Gestensteuerung und großem Display (POS Touch 12 II oder POS Touch 15 II mit 12 bzw. 15 Zoll) über Kassen mit fest angebrachter Tastatur (POS Vario II), die auch ohne Internetverbindung einwandfrei funktionieren, Mini-Ausführungen (POS Mini II) bis hin zu mobilen Begleitern (POS Mobile PRO III), die eine optimale Outdoor-Tauglichkeit kennzeichnen, ist alles mit dabei.

Duratec ist eine Marke eines bedeutenden deutschen Herstellers für Kassensysteme, von Vectron Systems. Von Duratec werden Geräte in verschiedenen Größen angeboten: Das kleine und preiswerte Duratec POS S12 mit übersichtlicher Benutzeroberfläche und einfacher Bedienung, das sich als die ideale Lösung für Einsteiger entpuppt, das mittelgroße POS S14 mit 14 Zoll mit starkem Prozessor, das auf die Bereiche Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistungen ausgelegt ist, sowie die professionelle Touchkasse POS S15 II mit extragroßem 15 Zoll Bildschirm, die Sicherheit und Flexibilität mit einer einfachen Programmierung vereint. Für jedes der stationären Kassensysteme stehen zahlreiche Funktionen und Schnittstellen zur Verfügung.

Auch QUORiON bietet einige interessante Komplettlösungen an. Bei der QTouch 8 handelt es sich um ein benutzerfreundliches und kompaktes Kassensystem mit 8-Zoll-TFT-LCD. Auch das etwas größere QTouch 10 unterscheidet sich in seinen Funktionen kaum von der Mini-Ausführung, es handelt sich um die beiden Standard-Varianten. Mit den nicht ganz so platzsparenden, aber mindestens genauso guten Systemen Versionen 10 und QTouch 12 steigt nicht nur die Größe des Displays und damit leider auch die Höhe des Gewichts, sondern auch die Anzahl der Features. So können die Geräte auf ergonomischen VESA-Halterungen und damit etwa an der Wand, der Decke, Traverse oder auch am Tisch befestigt werden. Das schafft einen organisierten Arbeitsplatz. Alle Kassensysteme von QUORiON arbeiten mit der QMP Kassensoftware auf Linux-Basis.

Von Casio erhalten wir Touchscreen-Kassen, die speziell auf die Gastronomie ausgerichtet sind, wie das QT-6600 oder QT-6100 mit 15 bzw. 12 Zoll, aber auch wahre Allrounder, die sich für jede Branche gleichermaßen gut eignen, ob Blumenhandel, Kiosk oder Optiker. Dazu zählen das V-R7000 KC und V-R7100 KC und das Modell V-R200 KC, das erst neu auf dem Markt erschienen ist. Das Tablet V-T500 stellt die mobile Lösung für diejenigen dar, die auf Flexibilität nicht verzichten möchten. Jedes der Systeme arbeitet auf Android-Basis.

Kassensysteme Branche

Oft unterscheidet man Kassensysteme in Hinblick auf die Branche, in der sie eingesetzt wird. Und das ist durchaus sinnvoll, da der Erfolg eines Geschäfts unterschiedlicher Bereiche von unterschiedlichen Faktoren abhängig ist und somit mehrere Punkte berücksichtigt werden müssen.

Einzelhandel

Heute sind die altbackenen Registrierkassen weitestgehend auf lokalen Geschäften verschwunden, auch hier kommen heute moderne, smarte Systeme zum Einsatz. Diese erfüllen nicht nur die Funktionen einer Registrierkasse, also die Erfassung des Preises, die Erstellung einer Rechnung und die Durchführung einer Tagesabrechnung, sie können weitaus mehr. So können Kundenprofile aufgebaut, Gutscheine erstellt oder Rabattaktionen sowie Treueprogramme durchgeführt werden.

Gastronomie

Im Bereich der Gastronomie wird ein Kassensystem wahrlich auf die Probe gestellt, da es hier sehr vielen Anforderungen gerecht und einige Funktionen erfüllen werden muss. Ein cleveres System für Restaurants, Cafés oder Bars bietet einen Überblick über die aktuelle Raum- und Tischsituation und kann Reservierungen durchführen. Außerdem können Bestellungen aufgenommen werden. Das erleichtert den Bestellprozess ungemein und beschleunigt den Vorgang außerdem. Darüber hinaus ist der Kellner in der Lage, Rechnungen zu erstellen und Belege zu drucken. Systeme, die auf die Gastronomie ausgelegt sind, sollten vor allem eins sein: übersichtlich – denn Servicekräfte müssen auch in den stressigsten Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

Hotel

Ein Kassensystem, das sich perfekt für Hotelbesitzer eignet, erfüllt zum Großteil dieselben Funktionen wie diejenigen, die in der Gastronomie zum Einsatz kommen – schließlich sind auch Hotels mit einem Restaurant oder zumindest einem Frühstücks-Saal ausgestattet. Hier ist es sinnvoll, wenn die Speisen und Getränke, die der Kunde verzehrt, auch auf das Zimmer gebucht werden können. Für den Empfang eignet sich eine stationäres Touchscreen-Kasse.

Stadion

Für Sport-Events in Stadien oder andere Großveranstaltungen wie Konzerte ist ein ebenso ausgereiftes Kassensystem notwendig wie in der Gastronomie. Denn hier geht es oftmals sogar noch hektischer zu als in kleinen Cafés oder Bars, was der gigantischen Anzahl an Besuchern zu verdanken ist. Es wird eine übersichtliche Karte benötigt, die die Sitzplätze anzeigt. Außerdem müssen sämtliche Vorgänge rund um die Bestellung von Snacks und Getränken gemeistert werden. Da das Team von Veranstaltung zu Veranstaltung wechselt, ist eine kinderleichte Bedienung hier das A und O, damit nicht jeder Mitarbeiter erst eingeschult werden muss – das spart Zeit und Kosten. Darüber hinaus erleichtert eine integrierte Mitarbeiter-Zeiterfassung den Überblick über die Arbeitszeit.

Kosmetik

Auch ein Kosmetik-Studio profitiert von einem passenden Kassensystem. Auch hier stehen zwei Aufgaben im Vordergrund. Zum einen kann der Bestell- und Zahlvorgang optimiert werden, indem Rechnungen schneller erstellt oder Belege schneller gedruckt werden und die Kartenzahlung zuverlässig funktioniert. Daneben wird die Kundenbindung von Kosmetik-Studios und andere Dienstleister ganz groß geschrieben. Mit dem richtigen Kassensystem können Kundenprofile erstellt werden – wer sich hier allgemeine Informationen und interessante Details abspeichert, wird schon bald sehr gut beim Kunden ankommen. So kann noch besser auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden eingegangen werden. Wer die Treue der Kunden dann noch belohnt, kann den Umsatz mit Bestandskunden systematisch hochfahren und schnell Neukunden gewinnen.

Friseur

Ein Kassensystem für Friseure und andere Dienstleister muss dieselben Funktionen erfüllen wie eines, das im Einzelhandel verwendet wird. Schließlich ist die Aufgabe des Systems in diesem Bereich prinzipiell dieselbe – bloß, dass hier überwiegend Dienstleistungen anstelle von Produkten verkauft werden. Der Friseur muss in der Lage sein, Rechnungen zu erstellen, Tagesabrechnungen und Kassenstürze durchzuführen oder Belege zu drucken. Darüber hinaus ist es wichtig, einen Überblick über sämtliche Bestellungen, Lieferungen und Retouren zu behalten. Für Friseure und andere Dienstleister sollte die Kundenloyalität ganz oben stehen. Deshalb ist es vor allem interessant, Kundenprofile und ggf. Kundenkarten zu erstellen, Treueprogramme durchzuführen und Kundendaten zu speichern. So ist der Kunde rundum zufrieden und kommt gerne wieder.

Was sind Kassensysteme?

Ein Kassensystem ist die moderne Antwort auf die herkömmliche Registrierkasse und stellt eine kluge Lösung für allerlei Branchen dar. Es kombiniert die herkömmliche Registrierkasse, die Abrechnungen und die Erstellung von Belegen möglich macht, mit weiteren Peripheriegeräten, die den Arbeitsalltag sinnvoll ergänzen und erleichtern. Es handelt sich sozusagen um eine Kasse, die mit einem Bildschirm ausgestattet ist und über ein Eingabegerät, eine Recheneinheit sowie diejenigen Komponenten verfügt, die auch ein gewöhnliches Endgerät, wie zum Beispiel ein Tablet, oder auch einen Computer ausmachen. Dabei gibt es sowohl stationäre Systeme, die stark an einen herkömmlichen PC erinnern, als auch mobile Begleiter – sogenannte Handhelds, die in der Hand gehalten werden. Heute ist es gang und gäbe, dass lokale Geschäfte mit stationären Touchscreen-Kassensystemen ausgestattet sind und Kellner in Restaurants unsere Bestellungen mit dem Tablet oder Smartphone aufnehmen. Auf das jeweilige Gerät muss lediglich die gewünschte Kassensoftware (zum Beispiel via App-Store) installiert werden.

Besonders wichtig für Kassensysteme ist die Near Field Communication (NFC), die Daten mithilfe einer elektromagnetischen Induktion überträgt – diese kommt besonders bei der bargeldlosen Zahlung kleiner Beträge zum Einsatz. So muss sich der Kunde nicht mit dem Abheben oder dem Herauskramen von Bargeld umherschlagen. Darüber hinaus können Bluetooth- und WLAN-Daten, die zur Authentifizierung dienen, übertragen und so eine Kommunikation aufgebaut werden.

Ein weiteres Highlight der cleveren Kassensysteme ist das sogenannte „Funkbonieren“. So sind Kellner nicht mehr auf Zettel und Stift angewiesen, sie können die Bestellung schnell und einfach mit dem mobilen Endgerät aufnehmen. Die Bestellung wird dann drahtlos an die Küche weitergegeben. Das bringt einige Vorteile mit sich: Das Essen ist schneller am Tisch, der Kunde zufrieden, die gewonnene Arbeitszeit kann anderweitig sinnvoll genutzt und der Umsatz erhöht werden.

Mobile Kartenlesegeräte

Mobile Kartenlesegeräte ermöglichen eine schnelle, unkomplizierte Zahlung ohne Bargeld, und das an jedem Ort. Gerade Marktstände, die nicht über Strom verfügen, sind auf die mobilen Begleiter angewiesen. Sie ermöglichen Flexibilität und Freiheit. Hierbei ist ein starker Akku wichtig, der den Verkäufer den ganzen Tag über zuverlässig unterstützt. Mobile Kartenlesegeräte unterstützen diverse EC- und Kreditkarten. Karte reinstecken, Pin eingeben und schon sind die Finanzen geklärt. Die meisten Kartenlesegeräte unterstützen außerdem das kontaktlose Bezahlen mit NFC-Karten und auch Zahlungen über Smartphones, die NFC-fähig sind.

Kassensysteme Finanzamt

Seit 2017 müssen alle Unternehmen, die Kassensysteme in jeglicher Form verwenden, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen. Damit muss alles, was das System erfährt, lückenlos gespeichert werden. Das heißt, dass Daten aufgezeichnet und sämtliche Umsätze und Vorfälle dokumentiert werden müssen. Die Anforderungen vom Finanzamt sind streng und müssen unbedingt eingehalten werden. Alle Informationen müssen sogar bis zu 10 Jahre gespeichert werden.

Häufig gestellte Fragen

POS – was ist das und wofür steht die Abkürzung?

POS steht für kann sowohl für Point-of-Sale als auch für Point-of-Service System stehen. Zumeist steht POS für den Punkt des Verkaufs und in dem Fall eines mobilen Kassensystems für das jeweilige Gerät selber. Das Point-of-Sale System bewältigt alle Vorgänge, die für den Verkauf von Bedeutung sind. Ein Point-of-Service System greift einem außerdem bei allen Aufgaben unter den Arm, die den Service ausmacht. Dazu gehören Bestellvorgänge, die Bearbeitung von Aufträgen und Organisatorisches.

Wieso ist ein Kassensystem sinnvoll?

Mit einem Kassensystem lässt sich wertvolle Arbeitszeit einsparen. Durch die einfache Bedienung bewahren Mitarbeiter außerdem einen kühlen Kopf und das Arbeitsklima stimmt. Letztendlich kann mit dem richtigen System der Umsatz deutlich gesteigert werden – denn Zeit ist ja bekanntlich Geld. Außerdem spart man sich Kosten für Papier, Stifte und weitere Utensilien, deren scheinbar geringe Kosten sich nach einigen Jahren bemerkbar machen.

Was benötige ich für die Verwendung eines Kassensystems?

Wenn Sie sich lediglich eine Software wünschen, benötigen Sie das passende Endgerät, dessen Betriebssystem von dem jeweiligen Kassensystem unterstützt wird. Es ist jedoch auch möglich, Hard- und Software im Paket zu erwerben oder auf All-in-One Geräte wie Touchscreen-Kassen zurückzugreifen.

Mit welchen Funktionen und welchem Zubehör kann ich mein Kassensystem erweitern?

Hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Mit dem Preis steigt meist auch die Qualität und die Ausstattung des Kassensystems. Bei teureren Modellen wird häufig eine Wandhalterung, ein Ständer oder Ähnliches mitgeliefert. Auch steigen die Funktionen des Gerätes.

Wie teuer ist ein Kassensystem?

Das hängt stark davon ab, ob man sich lediglich die Software oder auch die Hardware nutzen möchte, und natürlich auch vom Anbieter. Die Produkte von Apple sind einfach teurer als die der Konkurrenz – das zumeist aber mit gutem Grund. Manche Touchscreen-Kassen können bereits für wenige hundert Euro erworben werden, während man für ein iPad mit Kassensystem schon mal weit über 1.000 Euro zahlt. Die monatliche Lizenzgebühr für die App liegt zwischen 39 und über 100 Euro im Monat pro Gerät.

Gibt es Kassensysteme, die das Betriebssystem Windows unterstützen?

Ja. Die bekannteste Kassensoftware für Windows ist GastroSoft, die für alle Tablets, Smartphones und Terminals mit dem Betriebssystem von Microsoft geeignet sind. Auch Gastronovi, MAX oder Miami bieten Kassensysteme, die auf Windows basieren.

Was ist ein Handheld-Kassensystem?

Ein Handheld bezeichnet ein Mobilgerät, das man mit sich trägt.

Welche Arten von Handhelds gibt es?

Im Bereich der Kassensysteme sind das Tablets, Smartphones oder mobile Touchscreen-Systeme, die Bestellungen, Zahlvorgänge und weitere Arbeitsschritte erleichtern.

Was sind mobile Kartenlesegeräte und wofür benötige ich diese?

Mobile Kartenlesegeräte ermöglichen eine Zahlung ohne Bargeld. Der Käufer gibt die Karte in das Gerät, bestätigt den Kauf mit seiner PIN und schon sind alle offenen Rechnungen beglichen.

Was ist NFC?

NFC steht für Near Field Communication, die kontaktlose Übertragung von Daten mithilfe elektromagnetischer Induktion. Diese ermöglicht eine bargeldlose Zahlung kleiner Beträge oder den Aufbau einer Kommunikation.

Wie teuer sind mobile Kartenlesegeräte (Mobile Payments)?

Die Kosten für das mobile Kartenlesegerät sind von seinen Fähigkeiten abhängig. Ein zuverlässig funktionierendes Modell kostet etwa 70 bis 80 Euro. Nach oben gibt es jedoch keine Grenzen und es werden auch EC-Terminals für einige hundert Euro angeboten. Prinzipiell lässt sich sagen, dass Kartenlesegeräte, die NFC unterstützen, teurer sind als herkömmliche Modelle.

Was sind CRM Tools?

Mit CRM-Programmen (Customer Relationship Management) können Kundenbeziehungen aufgebaut und vertieft werden. Das bedeutet, dass mit einem entsprechenden Kassensystem Kundenprofile angelegt, wichtige Informationen und kleinste Details gespeichert, Treueprogramme unterstützt und Gutscheine erstellt werden können. So kommen treue Bestandskunden gerne wieder und Neukunden werden angelockt.

Erfülle ich mit meinem Kassensystem die GoBD?

Um die GoBD zu erfüllen, müssen alle Daten lückenlos gespeichert und Vorgänge akribisch genau dokumentiert werden. Alle Informationen müssen sogar bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Was es genau zu beachten gibt, erfahren Sie ausführlich unter „Kassensysteme und das Finanzamt“.

Was ist DATEV?

Die DATEV ist ein Unternehmen, das Software und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte anbietet. Die meisten Kassensysteme arbeiten mit dem DATEV-Format, das es ermöglicht, dem Steuerberater an allen wichtigen Daten teilhaben zu lassen. So sind Sie garantiert auf der sicheren Seite.